もう、かれこれ○○年前の11月のこと。
入社2年目だった私に対して、会社の先輩から「今年の課の忘年会の幹事は△△くんにお願いするから、よろしく！」と悪魔のささやきが。
当時、社会人経験も浅くて、人付き合いも苦手で、超あがり症だったから、どうすればいいかわからず。先輩にも聞けずにむちゃ焦ったのを鮮明に覚えてます。
その時は、なんとか先輩の手助けで(ほぼやってもらったような・・・(笑))無事に忘年会を終えることができたけどバタバタして、美味しい食事やお酒どころじゃなかったです。
って感じで、その人の性格にもよりますが、初めての忘年会の幹事を任された時って、何をすればいいのか本当にわからなくて困りますよね？
事前の段取りなんかは、先輩なんかがアドバイスしてくれたり、手伝ってくれても、当日の進行は自分で頑張らなくちゃいけません。
もう決まってしまったものは仕方ないですもんね。途方に暮れてる場合じゃありません。
そこで今回は
- 忘年会の当日の進め方のコツって？
- 最初の難関である席決めってどうすれば良いか
幹事になったらやらないといけない忘年会の段取りは？
初めての幹事でも、やらなきゃいけないことをしっかり把握して、段取りをしっかりとしておけば大丈夫。
気持ちにも余裕がでるから、当日になってバタバタしてしまって、しなくてもいい失敗をすることもなくなります。
忘年会前日までにやっておかないといけない事
まず、幹事さんが「忘年会当日までにやっておかなければいけないこと」を見ていきましょう。
- 日程調整
- 予算決め
- 場所決め
- 忘年会の案内作成
- 挨拶のお願い
去年はどんな風にしたか、会社の風習なんかもあるので、先輩に聞いて手伝ってもらうのが一番です。
もちろん、何をどうやったかは、しっかりと自分の経験として覚えておいてください。
もしかしたら、来年は自分が後輩に教える立場になるかもしれませんからね。
忘年会当日の幹事のポイント
そこで、問題になってくるのが忘年会の当日です。
前日まで頼っていた先輩も、お酒が入ってしまって使い物にならないかもしれません(笑)なので、しっかりとやるべき事を整理して、当日の不安を少しでも消しておきましょう。
忘年会の当日、幹事がしなきゃいけない事としては、開始前と開始後に分けて考えるとわかりやすいです。
忘年会の当日、開始前にやるべき事としては
- 参加者に最終連絡
- 忘年会を行うお店への挨拶
- 会費の徴収
忘年会当日幹事のお仕事①参加者に最終連絡
忘年会の案内を出した時期からかなり日にちが空いていたりすると、忘年会の日時を忘れていたり勘違いしてる人がいたりすることもあります。
なので、念のため再度、参加者に次の事を伝えておきましょう。
忘年会の幹事が念のため確認するポイント
- 開始日時
- 忘年会の場所
- 会費
- 緊急連絡先(幹事の携帯番号やお店の電話番号)
忘年会当日幹事のお仕事②忘年会を行うお店への挨拶
忘年会当日は、仕事を早めに片づけて、一番最初にお店に行くようにしましょう。
忘年会の幹事がお店に着いて確認しておきたいポイント
- 自分が幹事であることを伝えておくと、そのあとの段取りがスムーズになります
- 料理やコース、金額や人数の再確認
忘年会当日幹事のお仕事③回避の徴収
徴収は人数が多くなればなる程、現地での徴収が大変ですよね。
できれば、事前にゆとりを持って徴収しておくのがいいでしょう。
徴収した人はチェックしておいて、現地では事前に徴収できなかった人からの徴収にしておくといいです。
事前にできることは先にしておいた方がいいです。
忘年会の前に少しでもやらなきゃいけない事を減らしておいた方が気持ち的にも全然ちがってきますからね。
会社での忘年会の席決め２つのポイント
いざ、参加者が集まってきて。まず最初にやらなきゃいけないのが「席決め」です。
友達通しの忘年会なら好きなとこに座って・・・でもいいんだけど、会社の忘年会では座る位置にも注意が必要です。
そこで、会社の忘年会での席決めの2つのポイントをご紹介していきますね。
会社での忘年会席決めのポイント①上座には上司の席を準備する
上座には会社の社長や部長なんかの役職がある方の席を準備しましょう。
一般的な順番
- 社長
↓ - 専務
↓ - 常務
↓ - 本部長
↓ - 部長
↓ - 課長
↓ - 係長
↓ - 主任
上座の位置は、細かく言うといろいろとありますが、一般的には入口から一番近い席が下座で、一番離れた席が上座になります。ただし、和室では床の間の前が上座となるので注意です。
会社での忘年会席決めのポイント②幹事は下座の出切口に近い席に座る
幹事は料理やお酒が運ばれてきたり、追加注文などお店の人とのやり取りがあるので、出入り口付近の席が都合がいいです。
また、出入り口に近い席だと、来た人への座席の指示も出しやすいですし、遅れてきた人への対応もスムーズにできちゃいますしね。[/su_box]
忘年会の席決めはくじ引きがおすすめ！？
上司の上座の席が決まったら、他の席はくじ引きなどで決めるのがおすすめです。
会社の忘年会は席順決めはとっても大変
普通に席順を決めずに好き勝手に座ってもらうようにしちゃうと、普段から良く話す仲間内でかたまってしまいがちです。
せっかくの忘年会です。バラバラな席順になることで、普段話すことのない社長や部長、普段は交流のない社員通しで話すきっかけにもなりますよね。
あらかじめ、幹事が席順を決めておいてもいいですが、人数が多いと結構大変です。
それに
「あの人とあの人は仲がいいから」
「あの人はみんなから嫌われてるっぽいから、どこにしよう・・・」
とか、どうしても主観が入ってしまいますもんね。
私も最初は席順を決めようとして、どうしても主観が入りまくっていました。
会社の忘年会は席順決め！だったら会社の忘年会の席順をくじで決めちゃおう
そこで、お勧めなのが「くじ引き」です。
くじ引きなら、席順への不平不満も出にくいですしね。
おすすめの席決めくじ引きの方法
- あらかじめ席に番号の書かれた紙を置いておいておく
- 来た順番に番号を書いたくじを引いてもらい、その番号のところについてもらう
準備も簡単なのでお勧めですよ。
忘年会幹事での席決めのまとめ
会社に入って、初めての幹事は、友達同士でする忘年会とは勝手が全然ちがって、何をどうすればいいのかわからないものです。
日程を決めて、お店を決めてと、当日までにやらなきゃいけないことも結構大変です。
あなたの会社の今までのやり方とかもあるので、一緒に仕事をしている先輩なんかに相談してみるのが一番です。
でも、そこまで決めてしまえば、あともうひと頑張りです。忘年会の当日、参加者が楽しく飲み食いできて、良い忘年会になるかどうか、最後のひと踏ん張りで決まります。
どうせやるなら、覚悟を決めてバシッと決めれば、あなたの評価も「段取りが上手だなぁ」となること間違いありません。
紹介した内容を参考にして、あなたの幹事が上手くいくように頑張ってくださいね！