始末書と顛末書って、どちらも「何かあったとき」に書く文書ですが、実は意味も役割もまったく違うんです。
職場でのミスやトラブルが起きたときに、「これって始末書？それとも顛末書？」と迷った経験がある方も多いのではないでしょうか。
名前は似ているけれど、その目的や内容、提出する場面まできっちり違うんです。
たとえば始末書は、自分のミスや過失を認めて反省の気持ちを表す、いわば“謝罪の手紙”のようなもの。
「ご迷惑をおかけしました。
今後は同じミスを繰り返さないよう努めます」といった再発防止の誓いを伝えることが重要です。
特に、自分に非があることを認めた上で、どんな対策を取るのかを具体的に書くことで、誠意が伝わりやすくなります。
一方で顛末書は、「何があったのか」「どうしてそうなったのか」といった事実を、時系列に沿って丁寧に説明する“報告の文書”です。
誰にどんな責任があるのかを問うのではなく、問題の全体像を明らかにして、今後の対応のための資料とするのが主な役割。
つまり、顛末書は情報共有や事実確認がメインで、始末書のような謝罪や再発防止策は求められない場合もあるんです。
この記事では、この2つのビジネス文書の違いと正しい使い分け方を、身近な例を交えながらわかりやすく解説していきます。
さらに、顛末書を書くときに気をつけたい謝罪の表現、誤解を招かない構成のポイントなど、すぐに実践できる書き方のコツもご紹介。
社会人として知っておくと安心な知識を、やさしく丁寧にまとめているので、「いざという時」に備えてぜひ読んでみてくださいね。
報告書と顛末書の違いって何？今更聞けない2つの違いを紹介！
では次に、報告書と顛末書の違いについて見ていきましょう。
報告書は事の結果や経過を報告する書類で、ミスやトラブルに限らず使います。
一方の顛末書はトラブルやミスを報告する意味合いがあり、謝罪や反省のために書かれます。
報告書と顛末書の違いは、謝罪や今後の対策が入っているかどうかですね。
こちらも間違って使うと恥ずかしい思いをしますので、しっかりと違いを頭に入れておきたいものです。
報告書の書き方のポイントとは？
報告書の書き方ですが、上から「表題、要旨、詳細」と書くようにするのがポイントです。
ただし表題から書いていくのは難しいですので、文章を作成する際には逆に「詳細、要旨、表題」と書くようにするといいでしょう。
また、報告書には要点をわかりやすく書く事が求められます。
重要な箇所は太線で表記したり、下線を入れたりして強調するようにすると、よりわかりやすい報告書が出来上がります。
社会人なら知っておきたい！始末書と反省文にはどんな違いがある？
最後に、始末書と反省文の違いについてもご紹介していきます。
反省文は始末書と違い、自分の反省を促し今後の行動を改めるために書くもので、そこまで重要度は低くありません。
一方始末書は会社から始末、所謂ペナルティが発生する文章で、重要度はかなり高くなってしまいます。
もし会社で始末書を書くようにと言われた場合はしっかり反省をし、二度と過ちを繰り返さないようにしましょう。
反省文の書き方は簡単なようで難しい！？
実際に「反省文」を書き始めると、思ったよりも難しいことに気が付くと思います。
そこで「反省文」をかくときの心構えというか、知っておくべき注意点を３つ、ご紹介しておきますね。
丁寧に気持ちを込めて、手書きで反省文を書きましょう。
あくまで自分の反省の意を示す文書ですので、言い訳がましくならないよう気をつけてください。
過ちに対する具体的な改善策を述べないと、反省していると思われないからです。
報告書と始末書の書き方って違うの？のまとめ
始末書は自分の非を正直に認めて心から謝罪し、今後は同じミスを繰り返さないようにするという誓いを込めて提出する文書です。
つまり、自分の責任をしっかり受け止めて、反省と改善の意思を伝えることが重要なポイントとなります。
一方で顛末書は、起きた出来事の内容やその背景、関係者の動きなどを時系列で丁寧に説明し、関係者や上司に対して正確に状況を報告するための文書です。
こちらは、個人の謝罪よりも事実の整理と共有が目的であり、問題解決の一歩としての役割が強くなります。
このように、始末書と顛末書はどちらもビジネスの現場で重要な文書ですが、その内容も目的も大きく異なります。
名前が似ていて混同しやすいですが、それぞれの使いどころをしっかり把握しておくことが、信頼される社会人としての基本です。
いざという時に慌てずに正しい文書を用意できるように、今のうちからその違いをしっかり理解しておきましょう。
知っているだけで、対応力や信頼感にぐんと差がつきますよ。