部下に何度注意しても改善の余地がない場合、始末書を書かせる場合もありますよね。
ですが、始末書をいざ提出されても、どこをどうチェックすべきなのか分からないのではないでしょうか？
始末書を受理したら、まずは始末書に書かれた「理由」と「対策」を見るようにしましょう。
理由に関しては、他人や他の物に責任転嫁せずに、きちんと自分の責任だと認めているかを確認します。
「自己管理を怠ったため」
「スケジュール管理の甘さにより」
など、しっかり自分の甘さを認めているのかを見てください。
対策に関しては、具体的な策を書いているかどうかがポイントです。
逆に「気をつける」「しないようにする」と言ったような、心掛けを変える対策はよくありません。
なぜなら、「心掛けを変える」のような曖昧な対策では今後改善されるか分かりません。
始末書を提出させるからには、もう2度と同じ過ちを繰り返させてはなりません。
しっかり改善されるであろう対策でなければ、もう一度提出させてもいいでしょう。
始末書を預かった上司からのコメントとして何を伝えるべき？
始末書を預かったとき、何か部下にコメントを伝えるべきですよね。
しかし部下に何と声をかけるべきなのか、悩んでしまいませんか？
その時に言うべきなのは、部下への叱咤激励です。
部下は始末書を書くことになって、おそらく意気消沈しているでしょう。
「始末書を提出したからと言って終わりではない。これからの身の振り方が大事である」
という旨を、しっかり伝えてあげてください。
コメントを言うだけじゃ足りない！ 始末書を受け取った後の行動とは？
また、始末書を受け取った後には、そのことをお互いに引きずらないようにするのが大切です。
特に部下からすると、会社に迷惑をかけてしまったという負い目があり、今後の仕事に影響を及ぼしかねません。
もし部下が引きずっているようであれば、一度食事に誘うなどして、部下を励ます時間を作ってあげてください。
部下の話をしっかり聞き、相談があれば真摯に聞きましょう。
始末書を提出したあとの対応で、部下がこれから頑張れるかどうかが決まります。
細心の注意を払って、部下の様子を見ておくようにしてくださいね。
実は重要！始末書で上司からの所見はどう書く？正しい書き方を紹介
始末書は受け取るだけではなく、受け取った上司が所見を書かなくてはなりません。
始末書の所見を書くには、公平な視点を持つことがポイントになってきます。
部下に肩入れしたい気持ちもあるでしょうが、事実をまっすぐに受け止める必要があります。
また、部下1人に責任を押し付ける書き方も避けましょう。
始末書を書く事態を引き起こした本人にも責任がありますが、いわゆる「監督不行き届き」という事で、上司であるあなたにも責任があると言わざるを得ません。
それは100%本人に問題があるとしてもです。
ですので、上司であるあなたや部署全体が、今後どのように対処していくかを記さなくてはいけません。
今後は部署全体で力を合わせて再発したいよう、具体的な対策を記入するのが重要なのです。
始末書に書かせる原因と対策のまとめ
始末書は書いたら終わりではなく、書いた後の対応がとても大事です。
それは受け取る上司も提出する部下も同じで、お互いに気をつけなくてはなりません。
特に忘れないようにしたいのが、始末書を提出した後、部下へのフォローです。
始末書を出す事態になった部下は意気消沈し、自信を喪失している恐れがあります。
ですので、始末書を提出させた上司であるあなたが、元気付けてあげる必要があるのです！
始末書は過ちを反省し、今後どうすべきか対策法を考えるために作成されます。
部下には始末書を書いてからが本番と伝え、仕事に対する姿勢を改めさせましょう。