早いもので、自分が入社してもう1年。つい最近、歓迎会をしてもらったばっかりのつもりでいたら、もう次の新入社員の歓迎会の季節になって、びっくりですよね。そんな、『新入社員の歓迎会』。

職場によってもまちまちだけど『歓迎会の幹事は去年の新人にやってもらう』っていう風にしている会社も多いようですね。

この記事でお伝えしたいこと
  • 何で歓迎会の幹事って去年の新人がやることが多いの?
  • 歓迎会の幹事の第一難関『日程調整』の2つのポイント
  • 歓迎会の日程調整のポイントを抑えた例文

っていうことについて、お伝えしていきますね。

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歓迎会の幹事は去年の新人がやることが意外と多い

冒頭に書いたけど、結構『職場での新入社員の歓迎会は、去年の新人にしてもらうようにしてる』ってところが多いんです。

それは何故なんでしょう?理由は2つあります。

職場に入ってきて1年過ぎた姿を新入社員に見てもらう為

自分が1年前までは、歓迎される側だったのが、1年経って『歓迎する側』となりますよね。幹事をしたことがある人はわかると思うけど、思った以上に『会社の飲み会の幹事ってめんどくさい』です(笑)

友達と飲みに行く訳じゃないので、日程調整から始まって、お店の予約、参加者への案内、前日・当日の参加確認、当日の段取り、会計、と初めてだと、何をいつどうすればいいのかわからずに、てんぱってしまいます。中には、『幹事好き』(=飲み会好き)っていう変わった人もいますけどね。

そして、幹事をしている去年自分と同じ新人だった先輩の『1年間の姿』を新入社員に見せることで、自分が1年後にどんな風になっているのか、イメージしやすくなります。今度はその1年後には、自分たちが幹事をする、っていう流れで、社員教育の一環として、そうしているところが多いようですね。

逆に、幹事をしている自分自身も、1年前の自分を見ているようで、初心を忘れないようにする、良いきっかけにもなるし、身も引き締まりますもんね。

新入社員に親しみやすくするため

私が親友社員で会社に入った時、実際に見える景色が、今とは全く違いました。もともと『ビビリ』で緊張っしーの性格だったので、もう会社に入って最初の頃のことは『ほぼ、何も覚えてません(キッパリ)』。

なので、同じように2年目になって、初めて飲み会の幹事をした時には、『自分がどういう風にしてもらってたから、自分も同じようにすればいい』なんてのは、思い出せるはずもなく。

でも、そんな私のような先輩もいる訳で、そんな年齢も経験も近い先輩が幹事をしていると、歓迎会で、一緒の職場の先輩たちを、より『身近』に感じてもらえる、ていう狙いもあるようです。

歓迎会の幹事で最初の難関 日程調整の2つのポイント

そんな職場での『新入社員の歓迎会』で待ち受ける、一番最初の難関が『日程調整』です。

歓迎会の時期は日程調整が難しい

大体、新入社員が職場に配属されてから、『歓迎会』の話がでてきます。

会社によってまちまちだけど、4月~5月にかけてが、歓迎会のピークです。

特に4月の初旬から中旬にかけては、人気があるようなお店は、予約で埋まってしまっていて『なかなか予約が取れない』、なんてことも良くあります。

なので、早いところは3月のうちから、もう日程を決めてしまってお店まで予約しちゃっているところもあるくらいです。

でも、去年の新人に歓迎会の幹事を以来するのは、4月に入って新入社員の配属直前になってから『じゃ今年は去年の新人の山田くんと佐藤くんに幹事をお願いしようか』って話になっちゃうことが多いんです。

そして、この4月から5月にかけては『GW(ゴールデンウィーク)』がありますよね。

この時期は、人によっては間の平日に有給を取って長期休暇にしたり、日をずらして連休を取ったりして、なかなか日程調整が難しい時期でもあるんですね。

なので、忘年会とかよりも、歓迎会の日程調整って難しいんですよね。

歓迎される側の予定も配属されるまでわからない

当然、職場に配属されるまでは、入ってくる新人の予定なんか確認しようがないですよね。

昔は、あらかじめ日程を決めてお店も予約しておいて、新入社員が配属されてきたら『この日は歓迎会をするから開けておいてね』のひと言で片付いていました。

でも、最近では『仕事は仕事』って考え方の人も増えてきてて、なかなかそんな強制連行的なことは、まかり通らなくなってきてます。

日程調整の2つのポイント

以上のことを踏まえて、幹事に指名された時の第一難関『日程調整』の2つのポイントをご紹介しますね。

まずは職場の上司と日程調整する
はっきりいって、こういった日程調整は、人数が多くなればなるほど大変だし、一人ひとりの要望を聞いて、調整してたらいつまでたっても決まりません。


なので、歓迎会に参加する役職者(部長、課長、係長、チームリーダー、等々)に日程を確認して、あなたが指定した期間での候補日(出席可能な日)をいくつか出してもらいましょう。

そして、その候補日の中から、役職者が全員参加できる日を候補日として、新入社員を含む他の参加者に連絡し、基本は一番参加者が多い日を『歓迎会の開催日』するようにしましょう。


当然、参加者が一番多い日だからって、歓迎される新入社員が参加できない日は、開催日にしちゃダメですからね。

どうしても日程が決まらない時
特に4月は客先の人事異動とかで、挨拶まわりをしたり、新年度が始まってバタバタする時期なので、なかなか日程調整が付きにくかったりします。

また、4月後半になってくると、GWの休暇に入っちゃう人もいたりして、まさに『幹事泣かせの時期』です。

そんな時には、上司に事情を説明して、5月のGWが明けてから歓迎会をすることを相談してみましょう。

<件名>
平成〇〇年度 〇〇課 新入社員歓迎会の日程について【回答期限 4月5日】
<本文>
役員各位様
お疲れさまです。本年も○○課の新入社員歓迎会を開催することになりました。
今回の幹事は△△が担当致しますので、よろしくお願いします。

そこで、ご多用のところお手数ですが、下記内容をご確認の上、日程のご回答を
お願いいたします。

===========返信ここから===============
参加可能日程に○の記入をお願いします
( ) 4月17日(月)18:00~20:00
( ) 4月18日(火)18:00~20:00
    ・
    ・
    ・
( ) 4月24日(月)18:00~20:00
( ) 4月25日(火)18:00~20:00
( ) 4月26日(水)18:00~20:00
( ) 4月27日(木)18:00~20:00
( ) 4月28日(金)18:00~20:00
===========返信ここまで==============

回答期限:4/5(水)17:00

日程調整の為、回答期限までのご回答を、宜しくお願いいたします。
詳細は、別途決まり次第、お知らせ致します。
[/su_box]

次に、役職者の回答から参加可能日をもとに、参加者全員に対して、開催候補日を選択しとして、開催日程を確認します。

役職者への確認と同じで、候補日から参加可能日に〇を付けてもらうような形がいいですね。

参加者への日程調整メールの例文
<件名>
平成〇〇年度 〇〇課 新入社員歓迎会の日程について【回答期限 4月10日】
<本文>
各位
お疲れさまです。本年も○○課の新入社員歓迎会を開催することになりました。
今回の幹事は△△が担当致しますので、よろしくお願いします。

そこで、ご多用のところお手数ですが、下記内容をご確認の上、日程のご回答を
お願いいたします。

===========返信ここから==============
参加可能日程に○の記入をお願いします
( ) 4月24日(月)18:00~20:00
( ) 4月26日(水)18:00~20:00
( ) 4月28日(金)18:00~20:00
===========返信ここまで==============

回答期限:4/10(月)17:00

日程調整の為、回答期限までのご回答を、宜しくお願いいたします。
詳細は、別途決まり次第、お知らせ致します。

この結果で、ある程度の参加人数は見込めそうな日を、歓迎会の開催日に決定します。

日程が決まらない時はどうする?
役職者の都合がつく日程がなかったり、参加者がどの日も少ない時には、開催日を5月に入ってからにするか、その中でも開催するかを、上司に相談して判断するようにしましょう。

さいごに

何でも初めてのことは、何をどうやったらいいかわからないし、その職場によってやり方も様々です。

ここで紹介したことをもとに、先輩からあなたの職場のやり方を聞いて、あなたなりの幹事を目指して頑張ってくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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