始末書の封筒を手渡しするときの方法と渡すべきタイミング

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「不注意にしろ」「故意にしろ」、やってしまったことは仕方ありません。

人間だもの。

きちんと反省して、謝罪の気持ちを文字でしっかりと伝えるのが「始末書」です。

できる限り、失礼のないように、マナーに添って提出したいですよね。

始末書は封筒に入れて出すのがマナーとされています。

郵送の場合も、直接渡す場合も、どちらでも封筒に入れます。

直接上司に渡す場合は、上司の前で始末書を封筒から取り出し、謝罪の気持ちを伝えて始末書の下に封筒を重ねて両手で渡してください。

渡すときはきちんと身なりを整え、謝罪の言葉とともに渡すようにしてください。

同僚の前で渡すのがはばかられる場合は、渡す方(上司など)を別の部屋にお呼びして手渡ししてください。

謝罪の言葉としては、

「この度は申し訳ありませんでした。
 始末書を提出いたします。
 よろしくお願いいたします。」

などが良いでしょう。

小さな声でごにょごにょと言ってはまた印象が悪くなってしまいますので、はっきりと伝えるようにしてください。

でも、あまりにも明るくハキハキ言うと「ほんとに反省してるの?」となるかもしれません。

なので、そこは気を付けてくださいね。

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始末書を提出するタイミングは?誰に渡したらいいの?

始末書を提出するタイミングは、「できるだけ速やかに」です。

提出期限を決められる場合もあると思うのですが、その場合も提出期限ギリギリにならないようにしましょう。

ただ、

  • トラブルの詳細確認
  • 再発防止方法を探る
に時間がかるのであれば、その旨や現在の状況について上司に逐一報告してください。

「ホウ(報告)」
「レン(連絡)」
「ソウ(相談)」

は、ビジネスシーンでは基本中の基本。

報告があるかないかで印象はかなり違います。

そのような態度からも、反省している気持ちや信頼回復したいという前向きな気持ちが伝わるはずです。

万が一、自己判断のみで提出期限を過ぎてから提出してしまうと、「本当に反省しているのか」と必ず思われます。

誰に渡すのかは、社内での取り決めがあるはずなので、それに従ってください。

「よくわからないけどとりあえず人事部へ」などというテキトーなことは考えず。

わからないことは直属の上司などに相談して、間違いのないようにしましょう。


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始末書の正しい出し方は?例文や封筒や紙の選び方

では、実際の始末書の出し方(書き方)をご紹介します。

始末書の例文

まず始末書は、できれば手書きで行ってください。

ただ、会社によってはパソコン打ちを求められることもあるので、必ず確認することが第一です。

内容は、「具体的に」「簡潔に」を心がけましょう。

だらだらと書き連ねたり、言い訳をしてはいけません。

内容としては、

1.日付、宛先、自分の所属部署・氏名(パソコン打ちの場合であっても氏名は手書き)
2.いつ
3.何が起こったか
4.原因
5.対策方法
6.謝罪の気持ち

の順番で書くとわかりやすいと思います。

これを踏まえた上で、例文をいくつかご紹介します。
(1,日付、宛先、自分の所属部部署・氏名、(印鑑)については割愛します。)

★始末書の例文①
私は、令和○年○月○日、出荷前の×××を不注意により破損してしまいました。

この度の不始末は、私の集中力が欠如したために起こりました。

今後は、運搬時に△△△することを徹底し、再発防止に努めてまいります。

この度は会社に多大なる損害とご迷惑を与えてしまい、大変申し訳ございませんでした。

二度と同じことを繰り返さないようにここにお誓い申し上げます。

★始末書の例文②
私は、令和○年○月○日、×××にて接触事故を起こしてしまいました。

駐車時に後方確認を怠った私の不注意によるものです。

今後は、同じような事故が起こらないように、今まで以上に安全運転と周辺の確認を行います。

大変申し訳ありませんでした。深く反省しています。

ご自身で一生懸命作った文章でも、他の方にうまく伝わらないこともあります。

誤字脱字なども含め、信頼できる同僚などに添削をお願いすると安心だと思います。

始末書の封筒選びと紙の選び方

封筒は、

「白色無地」
「長形4号」
「二重袋」
「郵便番号なし」

のものを選んでください。

茶封筒は避けてください。

至急提出する必要があり、どうしても手に入れられない場合は仕方ないかもしれません。

でも、できるだけきちんとした封筒を探してください。

紙は、A4のコピー用紙でOKです。

決して、派手な柄のついた便せんなどは使わないでくださいね。

書き終えたら、三つ折りにして封筒に入れてください。

手渡しする場合は、封筒(表)の中央部分に「始末書」と書きます。

直接手渡しするなら宛名は書かなくても大丈夫です。

封筒(裏)左側には、あなたの「所属部署」「氏名」を書きます。

表も裏も、黒のサインペン又は筆で書くと丁寧な印象になって良いと思います。

直接渡す場合は、封筒に封をせず開けたままにするのがマナーだそうです。

その方が手渡しの際に中身を出しやすいからです。

始末書の封筒を手渡しするときの方法と渡すべきタイミングのまとめ

始末書の封筒を手渡しするときの方法について見てきましたが、いかがだったでしょうか?

最後にポイントをおさらいしておきますね!

  • 始末書は、「封筒に入れて」「謝罪の言葉と共に」渡してください(郵送、手渡しどちらも)。
  • 直接上司に渡す場合は、上司の前で始末書を封筒から取り出し、謝罪の気持ちを伝えて始末書の下に封筒を重ねて両手で渡してください。
  • 上司を別の部屋に呼んで渡しても良いでしょう。
  • 提出はできるだけ速やかに行ってください。
  • 提出期限を過ぎてしまう場合は逐一上司に相談するようにしてください。
  • 提出先は、社内での取り決めをきちんと確認するようにしてください。
  • 始末書はできる限り手書きで行います(パソコンを求められる場合もあります)
  • 内容は、「日付、宛先、自分の所属部署・氏名」「いつ」「何が起こったか」「原因」「対策方法」「謝罪の気持ち」を具体的且つ簡潔にまとめてください。
  • だらだら書き、言い訳をするのは御法度です。
  • 封筒は、「白色無地」「長形4号」「二重袋」「郵便番号なし」を選びます。封筒へは黒のサインペンか筆で記入してください。
  • 紙はA4のコピー用紙でOKです。
  • 始末書は三つ折りにして封筒に入れます
  • 直接手渡しする場合は、封をしないようにしてください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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