年末が近くなってくると、ビジネスマンにとって気になるのが「忘年会」ですよね。
ただ参加するだけならまだしも、幹事さんになってしまうと、責任も重大です。
お店の予約や人数の確認、会費の集金など、やらなければいけないことがたくさんあって、ソワソワしっぱなしになっちゃいますよね。
私も会社勤めをしていたときは、年末になると楽しみ半分、面倒半分という気持ちでした。
そんな忘年会の幹事さんが困ることのひとつが、参加者から届く「不参加の連絡」ではないでしょうか？
特に最近では、直接伝えられるのではなく、メールや社内チャットで欠席の連絡が届くこともありますよね。
そんなとき、
「欠席の連絡には、どう返信すればいいの？」
「上司から不参加のメールが届いたけど、失礼のない返し方は？」
「ただ『わかりました』だけでは、ちょっと冷たいかな？」
なんて、返信の文章に悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。
でも、そんなに難しく考える必要はありません。
忘年会の不参加メールへの返信は、基本的に「欠席することを了承する」「連絡してくれたことに感謝する」「相手に負担を感じさせない」という3つのポイントを押さえれば大丈夫です。
そこで今回は、忘年会の幹事さんに向けて、不参加メールへの返信例文や、相手別・状況別の対応方法について詳しくご紹介していきますね！
そのまま使える例文も用意しているので、ぜひ参考にしてみてください。
忘年会の不参加メールへの返信例文！まずはこの文面でOK
忘年会の不参加メールが届いたとき、最初に気になるのが「どんな文章で返信すればいいのか？」ということですよね。
幹事としては、せっかく出欠の連絡をしてくれた相手に、できるだけ気持ちよく返信したいものです。
とはいっても、毎回長い文章を考える必要はありません。
基本的には、欠席の連絡を受け取ったことが伝われば問題ありませんし、そこにちょっとした気遣いの言葉を添えるだけで、印象もずいぶん変わってきますよ。
幹事がそのまま使える基本の返信例文
まずは、相手が上司でも同僚でも使いやすい、基本的な返信例文をご紹介します。
【忘年会の不参加メールへの返信例文】
件名：Re:忘年会のご案内（欠席のご連絡）
○○様
お疲れ様です。
忘年会の出欠について、ご連絡いただきありがとうございます。
今回はご欠席とのこと、承知いたしました。
ご一緒できないのは残念ですが、また別の機会にお話しできることを楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
○○（自分の名前）
こんな感じですね。
とてもシンプルな文章ですが、必要なことはきちんと伝わっています。
ここで大切なのは、欠席を責めるような言葉を入れないことです。
たとえば、
「どうして参加できないんですか？」
「少しだけでも来られませんか？」
なんて書いてしまうと、相手によってはプレッシャーを感じてしまうかもしれません。
せっかく連絡してくれたのですから、まずはその返事を素直に受け取るようにしましょう。
それから、欠席の理由を詳しく聞く必要もありません。
仕事の都合だったり、家庭の事情だったり、単純に予定が合わなかったりと、理由はいろいろありますからね。
特別な確認事項がなければ、先ほどの例文くらいの長さで十分ですよ。
LINEや社内チャットで使える短い返信例文
最近では、忘年会の出欠確認をメールではなく、LINEや社内チャットで行うこともありますよね。
そんなときに、メールと同じような長い文章を送ると、少しかしこまりすぎた印象になることもあります。
相手との関係性にもよりますが、チャットの場合は、もう少し短くても大丈夫です。
【丁寧な短文例】
ご連絡ありがとうございます。
今回は欠席とのこと、承知しました。
また別の機会にご一緒できればと思います。
【親しい同僚への短文例】
連絡ありがとう！
今回は欠席で了解です。
また機会があったら一緒に楽しみましょう！
このように、同じ欠席連絡への返信でも、相手によって言葉遣いを変えると自然ですよね。
ただし、上司やあまり親しくない相手には、くだけすぎた表現を避けておくほうが安心です。
大切なのは、長さよりも「連絡を確認しましたよ」ということが相手に伝わることなんですね。
忘年会の不参加メールへの返信！上司・同僚・部下別の例文
忘年会の欠席連絡への返信では、相手との関係性によっても文章の書き方が変わってきます。
たとえば、普段から気軽に話している同僚なら「了解です！」でも自然ですが、上司に同じ文章を送るのは、ちょっと気が引けますよね。
反対に、親しい後輩に必要以上にかしこまったメールを送ると、距離を感じさせてしまうこともあります。
ここでは、相手別に使いやすい返信例文をご紹介しますね。
上司から不参加の連絡が来たときの返信例文
上司から忘年会に参加できないという連絡が届いた場合は、丁寧な表現を心がけましょう。
特に意識したいのが、「了解しました」ではなく「承知いたしました」を使うことです。
「了解しました」が必ず失礼になるというわけではありませんが、上司へのビジネスメールでは「承知いたしました」のほうが無難ですよ。
【上司への返信例文】
件名：Re:忘年会の出欠について
○○部長
お疲れ様です。
お忙しいところ、忘年会の出欠についてご連絡いただきありがとうございます。
今回はご欠席とのこと、承知いたしました。
ご一緒できず残念ですが、また別の機会にお話しできれば幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
○○
ポイントは、丁寧さを意識しつつ、必要以上に長い文章にしないことです。
また、「お忙しいところ」という一言を添えると、相手への気遣いも伝わりやすくなります。
ただし、欠席する上司に対して、
「ぜひ参加していただきたかったのですが」
「次回は必ずお願いします」
などと強く伝える必要はありません。
残念な気持ちを伝えるとしても、相手が気まずくならない程度にしておきましょうね。
同僚から不参加の連絡が来たときの返信例文
同僚から欠席の連絡が来た場合は、上司への返信ほどかしこまらなくても大丈夫です。
とはいっても、会社のメールであれば、最低限の丁寧さは必要ですよね。
【同僚への返信例文】
件名：Re:忘年会の出欠について
○○さん
お疲れ様です。
忘年会の出欠連絡、ありがとうございます。
今回は欠席とのことで、承知しました。
また機会があれば、一緒に楽しめるといいですね。
よろしくお願いします。
○○
普段から仲のよい同僚であれば、もう少しくだけた文章でも問題ないでしょう。
「連絡ありがとう！欠席で了解です。また今度よろしくね！」
くらいでも、十分に気持ちは伝わります。
ただ、社内全体に送るメールなどでは、誰が読んでも違和感のない丁寧な文章を使っておくと安心ですよ。
部下・後輩から不参加の連絡が来たときの返信例文
部下や後輩から欠席の連絡が届いた場合は、特に気をつけたいポイントがあります。
それは、相手が「断ったことで気まずくならないかな？」と心配している可能性があることです。
幹事さん自身はそんなつもりがなくても、相手が後輩だと、ちょっとした言葉がプレッシャーになることもありますからね。
そんなときは、欠席を受け入れていることがはっきり伝わる文章がおすすめです。
【部下・後輩への返信例文】
○○さん
お疲れ様です。
忘年会の出欠連絡、ありがとうございます。
今回は欠席とのこと、承知しました。
連絡してくれてありがとう。
また別の機会に、みんなで楽しく過ごせるといいですね。
よろしくお願いします。
○○
このように、欠席を了承したうえで、前向きな言葉を添えるとよいでしょう。
「せっかくの忘年会なのに残念だね」
という言葉も、言い方や関係性によっては責められているように感じる人がいるかもしれません。
無理に理由を聞いたり、参加を勧め直したりせず、気持ちよく返事をしてあげることが大切ですね。
忘年会の不参加連絡が直前に来たら？状況別の返信方法
忘年会の幹事さんにとって、少し困ってしまうのが、開催日が近づいてから届く欠席の連絡です。
お店の予約人数が決まっていたり、料理を人数分注文していたりすると、急な変更には慌ててしまいますよね。
私も幹事の立場だったら、「えっ、今から人数変更できるかな？」と焦ってしまうと思います。
でも、そんなときこそ落ち着いて対応することが大切です。
ここでは、よくある状況別に、返信方法を見ていきましょう。
体調不良や家庭の事情で欠席する人への返信
忘年会の欠席理由として、体調不良や家庭の事情を伝えられることもありますよね。
そんな場合は、出欠の確認だけではなく、相手を気遣う言葉を添えるようにしましょう。
【体調不良の場合】
○○さん
お疲れ様です。
ご連絡ありがとうございます。
忘年会の欠席について、承知しました。
体調が優れないとのことですので、どうぞ無理せず、ゆっくり休んでくださいね。
お大事になさってください。
○○
【家庭の事情の場合】
○○さん
お疲れ様です。
忘年会の欠席について、ご連絡ありがとうございます。
今回は欠席とのこと、承知しました。
どうぞお気になさらず、また別の機会にご一緒できればと思います。
よろしくお願いします。
○○
体調不良の場合は「お大事に」、家庭の事情の場合は「お気になさらず」といった言葉があると、やわらかい印象になります。
ただし、家庭の事情について詳しく質問する必要はありません。
相手が自分から話していない事情については、そっとしておくのも大切な気遣いですよ。
出席から欠席に変更されたときの返信例文
最初は「参加します！」と返事をしていた人から、あとになって欠席の連絡が届くこともあります。
幹事としては人数の調整が必要になるため、少し困ってしまうこともありますよね。
でも、仕事の予定が変わったり、急な用事ができたりするのは仕方のないことです。
そんなときは、まず変更の連絡を受け取ったことを伝えましょう。
【出席から欠席に変更された場合の返信例文】
○○さん
お疲れ様です。
忘年会の出欠変更について、ご連絡ありがとうございます。
出席から欠席への変更、承知しました。
こちらで人数の調整を確認しておきますので、ご安心ください。
また別の機会にご一緒できればと思います。
よろしくお願いします。
○○
このような文章なら、相手も安心できますよね。
ただし、まだお店への人数変更が可能か確認できていない場合は、「調整しておきます」と伝えるのがよいでしょう。
確認前に「キャンセルは問題ありません」と断言してしまうと、あとで困ることもあります。
返信をしたら、予約人数や料理の注文数も忘れずに確認しておきましょうね。
当日に急な欠席連絡が来たときの対応
忘年会の当日に「体調が悪くなったので欠席します」という連絡が来ることもあります。
幹事としては、正直ちょっと困ってしまいますよね。
でも、急な体調不良などは誰にでも起こるものです。
まずは、相手の連絡を受け取ったことを伝えてあげましょう。
【当日の欠席連絡への返信例文】
○○さん
ご連絡ありがとうございます。
本日の忘年会を欠席される件、承知しました。
どうぞ無理なさらず、お大事になさってください。
お店への連絡などはこちらで確認しておきます。
○○
このように、相手の体調を気遣いながら、幹事側で確認することを伝えるとよいですね。
当日の欠席で特に大切なのは、返信メールだけで対応を終わらせないことです。
お店のキャンセル規定を確認したり、人数変更ができるか相談したりする必要があります。
また、開始時間が迫っている場合は、メールだけでなく電話でお店に連絡したほうが確実なこともあります。
慌ててしまう場面ですが、ひとつずつ対応していきましょう。
キャンセル料が発生する場合の伝え方
忘年会の欠席連絡で、特に気をつけたいのがキャンセル料です。
お店によっては、前日や当日の人数変更にキャンセル料が発生することがあります。
そんなとき、幹事としては「欠席する人に負担してもらっていいのかな？」と悩んでしまいますよね。
ただし、キャンセル料が発生したからといって、必ず欠席した人が全額負担するとは限りません。
会社のルールや事前の案内内容、お店のキャンセル規定などを確認して、どのように対応するか判断する必要があります。
まずは、お店に確認することが先決です。
そのうえで、本人への確認が必要になった場合は、次のように伝えるとよいでしょう。
【キャンセル料の確認が必要な場合の返信例文】
○○さん
お疲れ様です。
忘年会の欠席について、承知しました。
ご連絡ありがとうございます。
なお、予約のキャンセルに伴う費用について、現在お店と確認を進めています。
会社の取り扱いも確認したうえで、もしご相談が必要な場合は、改めてご連絡いたします。
よろしくお願いします。
○○
ここでのポイントは、キャンセル料が発生するかどうか、誰が負担するのかが決まっていない段階で、相手に支払いを求めないことです。
特に会社の忘年会では、費用の取り扱いについて社内ルールがある場合もあります。
金銭が関わる話なので、幹事さんだけで判断せず、必要に応じて上司や担当部署にも確認しておきましょうね。
忘年会の欠席メールに返信するときのマナーと注意点
ここまで、いろいろな返信例文をご紹介してきました。
でも、実際にメールを書くとなると、
「そもそも欠席の連絡って、必ず返信しないといけないの？」
「件名はそのままでいいの？」
「『了解しました』は失礼になる？」
など、細かい部分が気になってしまうこともありますよね。
ここでは、そんな疑問について見ていきましょう。
忘年会の不参加メールには必ず返信するべき？
忘年会の不参加メールに対して、必ず返信しなければならないという決まりがあるわけではありません。
ただ、個別に欠席の連絡をもらった場合は、できるだけ返信しておくことをおすすめします。
なぜなら、連絡した相手は「ちゃんと幹事さんに伝わったかな？」と気にしているかもしれないからです。
「欠席の件、承知しました。ご連絡ありがとうございます。」
この一言だけでも、返信があると安心できますよね。
一方、出欠確認フォームなどで回答を集めている場合は、回答者全員に個別のメールを送る必要がないこともあります。
その場合は、回答の受付状況が確認できる仕組みを用意するなど、連絡がきちんと届いたとわかるようにしておくと親切です。
状況に合わせて、無理のない方法を選びましょう。
返信メールの件名・宛名・送信先の注意点
忘年会の欠席メールへ返信するときは、件名を新しく考える必要はありません。
基本的には、届いたメールにそのまま返信して、件名に「Re:」が付いた状態で送れば大丈夫です。
そのほうが相手も、どのメールへの返信なのかわかりやすいですよね。
ただし、件名がわかりにくい場合は、「忘年会の出欠について」など、内容が伝わるものに整えてもよいでしょう。
また、宛名も忘れずに確認しておきたいポイントです。
上司であれば「○○部長」、同僚なら「○○さん」など、普段の社内ルールに合わせて書くと自然です。
そして、意外と気をつけたいのがメールの送信先です。
出欠確認のメールが複数人に送られていた場合、そのまま「全員に返信」を選ぶと、欠席した人の情報が関係のない人にまで届いてしまうことがあります。
個別の欠席連絡への返信は、必要な相手だけに送るようにしましょう。
「承知しました」と「了解しました」はどちらが適切？
忘年会の不参加メールへの返信でよく使うのが、「承知しました」と「了解しました」という言葉です。
どちらも相手の連絡を理解したことを伝える表現ですが、ビジネスメールでは少し使い分けを意識したいところです。
上司や目上の人に返信するときは、「承知しました」「承知いたしました」が無難です。
一方、親しい同僚や後輩であれば、「了解しました」でも自然な場合があります。
なお、「了解しました」という言葉そのものが、必ずしも失礼な表現というわけではありません。
ただ、相手によって受け取り方が違うこともあるので、迷ったときには「承知しました」を選んでおくと安心ですね。
また、「かしこまりました」という表現もありますが、社内の忘年会の返信では、相手や普段のやり取りによっては少しかしこまりすぎることもあります。
大切なのは、難しい敬語をたくさん使うことではありません。
相手に失礼なく、自然に伝わる文章を心がけましょう。
欠席理由を詳しく聞いたり責めたりしない
忘年会の不参加メールへの返信で、特に気をつけたいのが、欠席理由への対応です。
幹事としては、参加人数が減ると残念に感じますよね。
場合によっては、「どうして参加できないんだろう？」と気になってしまうこともあると思います。
でも、だからといって欠席理由を詳しく聞く必要はありません。
家庭の事情や体調のことなど、本人が詳しく話したくない理由もありますからね。
また、
「みんな参加するのに、どうして来ないの？」
「少しだけでも顔を出してよ」
「幹事としては参加してほしいんだけど」
といった言葉も、相手によっては負担に感じる可能性があります。
もちろん、親しい人同士の軽い会話であれば、そこまで深刻に受け取られない場合もあるでしょう。
ただ、会社の忘年会では、相手との立場や関係性も考えることが大切です。
欠席の連絡をもらったら、まずはその意思を尊重する。
これが、気持ちのよい返信をするための基本ですね。
忘年会の参加を強要するのはパワハラ？幹事が気をつけたいこと
忘年会の不参加メールについて考えるとき、もうひとつ気になるのが「参加を強要してもいいのか？」という問題です。
幹事さんとしては、できるだけ多くの人に参加してもらいたいですよね。
せっかくお店を探して、料理や会費のことまで考えて準備しているわけですから、その気持ちはよくわかります。
でも、だからといって参加を無理に求めるのは避けたいところです。
最近は、職場でのハラスメントについても以前より意識されるようになっています。
幹事さん自身がそんなつもりでなくても、言い方によっては相手にプレッシャーを与えてしまうことがありますからね。
忘年会への参加強要がパワハラになるケースとは？
そもそも、会社の忘年会への参加を強要することは、パワハラになるのでしょうか？
結論からいうと、忘年会への参加を強要したからといって、必ずパワハラと判断されるわけではありません。
ただし、具体的な言動や状況によっては、パワハラに該当する可能性があります。
厚生労働省では、職場におけるパワーハラスメントについて、次の3つの要素をすべて満たすものとしています。
- 優越的な関係を背景とした言動であること
- 業務上必要かつ相当な範囲を超えた言動であること
- 労働者の就業環境が害されること
また、勤務時間外の懇親会であっても、実質的に仕事の延長と考えられる場合には、職場に該当することがあるとされています。
参考：厚生労働省「あかるい職場応援団｜パワーハラスメントとは」
つまり、忘年会が仕事の時間外に開催されるからといって、パワハラの問題と無関係になるわけではないんですね。
たとえば、上司という立場を利用して、部下が断りにくい状況で繰り返し参加を強く求めたり、欠席を理由に不利益を示唆したりするようなケースでは、問題になる可能性があります。
もちろん、実際にパワハラに該当するかどうかは、言動の内容や状況などによって個別に判断されるものです。
だからこそ、幹事さんとしては「参加は本人の意思を尊重する」という姿勢を大切にしたいですね。
無理に人数を集めるよりも、気持ちよく参加してくれる人たちと楽しい時間を過ごせるほうが、忘年会としても理想的なのではないでしょうか。
不参加を責めずに気持ちよく返信するためのポイント
忘年会の不参加メールが届いたとき、幹事さんとしては少し残念な気持ちになるかもしれません。
でも、その気持ちをそのまま返信メールに書いてしまうのは避けたほうがよいでしょう。
大切なのは、「欠席しても気まずくならない」という安心感を相手に持ってもらうことです。
そのためには、次の3つを意識するとよいですよ。
- 欠席の連絡を受け取ったことを伝える
- 連絡してくれたことへの感謝を添える
- 相手の意思を尊重し、参加を無理に求めない
これだけでも、文章の印象はずいぶん違ってきます。
たとえば、
「欠席なんですね。残念ですが仕方ありません。」
という返信よりも、
「ご連絡ありがとうございます。今回は欠席とのこと、承知しました。また別の機会にご一緒できればと思います。」
という返信のほうが、やわらかく感じますよね。
ちょっとした言葉の違いですが、受け取る相手の気持ちは変わってくるものです。
また、次回の参加についても、無理に約束を求める必要はありません。
「次回は必ず参加してくださいね」より、「また機会があればご一緒しましょう」のほうが、相手も気楽に受け取れるでしょう。
幹事さんとしては、欠席する人も含めて、みんなが気まずくならないように気を配れるといいですね。
参加した人が楽しめる忘年会にするための工夫
さて、ここまで不参加メールへの返信についてご紹介してきましたが、そもそも会社の忘年会が「つまらない」「面倒くさい」と感じられてしまうこともありますよね。
私も会社勤めをしていたころ、忘年会には楽しみな気持ちがある一方で、ちょっと気疲れする部分もありました。
特に、会社の人と長い時間一緒にいると、どうしても仕事の話ばかりになってしまうことがあります。
普段の仕事中も職場の話をしているのに、忘年会でも仕事の話ばかりでは、なんだか気が休まらないですよね。
もちろん、仕事の話をすること自体が悪いわけではありません。
ただ、せっかくの忘年会なら、普段とは少し違った話題で盛り上がれると楽しいのではないでしょうか。
たとえば、趣味の話や最近あった楽しい出来事など、仕事以外の話題を取り入れてみるのもおすすめです。
忘年会の最初に、
「今日は仕事の話はほどほどにして、楽しく過ごしましょう！」
なんて声をかけるのもいいかもしれませんね。
ただし、話したくないことを無理に聞き出したり、お酒を飲むことを勧めすぎたりしないように気をつけましょう。
参加した人がそれぞれ自分のペースで楽しめることが大切です。
また、欠席した人に対して、後日「来ればよかったのに」などと繰り返し言う必要もありません。
参加した人も、参加しなかった人も、気持ちよく普段の仕事に戻れる。
そんな忘年会になれば、幹事さんとしてもうれしいですよね。
忘年会の不参加メールへの返信！まとめ
今回は、忘年会の不参加メールへの返信について、基本的な例文から相手別・状況別の対応方法までご紹介してきました。
忘年会の幹事さんになると、お店の予約や出欠確認など、やらなければいけないことが本当にたくさんあります。
そんな忙しいときに不参加のメールが届くと、「なんて返信しよう？」と悩んでしまうこともありますよね。
でも、難しく考える必要はありません。
忘年会の不参加メールへの返信では、
- 欠席することを了承する
- 連絡してくれたことに感謝する
- 相手の立場や事情に配慮した言葉を添える
- 欠席理由を無理に聞いたり、参加を強要したりしない
この4つを意識しておけば、失礼のない返信を考えやすくなります。
上司には丁寧な敬語を使い、同僚や後輩には関係性に合わせた自然な文章を選ぶこともポイントです。
また、直前の欠席やキャンセル料が発生する場合には、メールの返信だけではなく、お店や会社への確認も忘れずに行いましょう。
幹事さんは、忘年会の準備から当日まで、本当に気を遣う役割です。
私も会社勤めをしていたころは、年末になると楽しみ半分、面倒半分という気持ちだったので、その大変さはよくわかります。
でも、あまり無理をしすぎる必要はありません。
欠席する人には気持ちよく返信をして、参加する人たちとは楽しい時間を過ごす。
そして何より、幹事さん自身も楽しめる忘年会になるといいですね！
忘年会の準備や幹事さんに役立つ情報については、こちらの記事でもご紹介しています。
