忘年会の案内メールの書き方と例文！上司には別の内容で送るべき？

会社での飲み会の幹事をしなきゃいけなくなった時に、大変なのが「日程調整」です。

幹事をやり慣れている人なら、要領もわかってるから、ポイントを押さえてサクサクと進めて行くんでしょうけど、まだ幹事慣れしていないとなると、どう調整すればいいかわかりませんもんね。

特に、参加者もいろいろとスケジュールの立て込んでる、年末に行うようになる「忘年会」での日程調整は大変ですよね。

参加人数が多ければなおさらです。

忘年会幹事の第一難関は日程調整！スムーズに決めるためのポイントは？

いざ、忘年会の幹事を任されたら、決めないといけないことがたくさんあります。

どれも大変ですが、慣れていない飲み会の幹事で一番の難関が「日程調整」ではないでしょうか？

特に、みんな忙しい年末に行うことが多い忘年会。幹事としては、早めに日程を決めてしまいたいですもんね。

で、いざ決めるとなって「みんなの予定を1つ1つ聞いて、全員参加するにはいつがいいか・・・」

なんて考えていたら、時間がいくらあっても足りませんし、開催日もなかなか決まりません。

忘年会の開催日程の決め方はいつ頃どういう風にすればいい？

じゃぁ、どんな感じで日程調整すれば、難関である「開催日」を決められるんでしょうか？

忘年会の日程はいつごろから決めればいいの？

忘年会の日程調整もギリギリになってから動き始めると、みんな予定が詰まっていて、日程の調整がつかない！なんてことになっちゃいます。

でも、あんまり早すぎても「もう忘年会？早すぎない？」なんて言われないかとか考えてしまいますよね。

しかし！普通の時期とは違って、忘年会をするのは、みんな忙しい年末の時期です。

早めに日程を押さえておく必要があるし、開催日時が決まればお店の予約も早めにできるので、お店の選択肢も増えます。

人気のお店なんかは、びっくりするくらい、みんな早くから予約してるので、時期が遅くなればなるほど、空いてるお店がどんどん少なくなっていきますからね。

では、みんなどれくらいから忘年会の準備を初めてるんでしょうか？

人数が少ない会社や部署での開催であれば、比較的日程調整もしやすいでしょうし、お店の確保も融通が利くので12月に入ってから、なんてところもあります。

でも、11月に入ったら、もう準備を始めていいです。

っていうか、あとから後悔する前に急いで動き始めてください(笑)

10月までは街も雑誌もハロウィーンが飾ってますが、11月に入ると一斉に年末モードに突入します。

雑誌なんかもクリスマスや忘年会の特集が目立ち始めますし、お店でも忘年会の予約受付を大々的に開始するところが多くなります。

こういうのが目につき始めると、みんなの気持ちも「年末モード」に切り替わりはじめるので「もうそんな時期かぁ～忘年会も考えなきゃなぁ」という感じになってきます。

それからでは、お店の予約も人気のお店からどんどん埋まりはじめちゃってますからね。

どうやって忘年会の日程を決めればいいの？

では、どうやって日程を決めれば、スムーズに決めることができるんでしょうか？

正直なところ、参加予定者ひとりひとりに予定を確認してから調整していたら、時間がいくらあっても足りないです。

みんな参加できる日がバラバラだと収集がつかなくなって、日程決めなんてできません。

そこで、ここは幹事特権で、ある程度は強引に決めてしまうくらいでいいです。

ボランティアで幹事をするんですから、ある程度の幹事特権はみんな大目に見てくれますから。

ただし、どういった選択肢をとるかに関わらず、事前に上司への相談はしておきましょう。

私が日程を決めるときには、大体次のような手順で決めていきます。

と、だいたいこんな感じで決めていってます。

全員参加が一番いいんですが、人数が多くなってくると、なかなか全員が参加できる日を調整するのが、物理的に無理なことが多いですからね。

それに、中には「会社の飲み会なんて行きたくない」なんて人もいるかもしれません。

そんな人は仕事やプライべートの都合うんぬんじゃなく。

わざわざ日程をその人に合わせても、結局参加しない人は参加しませんからね。

忘年会の日程調整メールの例文

では、忘年会の日程調整をするときのメールの文面はどんな感じにすればいいでしょう？

一般社員と役職のある人で、文面を変えた方がいいんでしょうか？

社内への忘年会の日程調整メール

社内の人への日程調整や案内メールの文面は、役職者の方だからと言って、特に変える必要はないです。

さすがに、社外の方(客先や取引先)に連絡をするときには、文面を変える必要がありますが。

忘年会の日程調整メールの例文

日程調整の連絡メールの文面を書く上でのポイントは

この2点です。

最低限必要な要件としては以下のものがあればいいでしょう。

忘年会の日程調整メールに最低限必要な項目

「忘年会の案内状(日程調整)」の例文を紹介しておきますね。

参考にしてみてください。

忘年会の案内の例文

忘年会の日程や場所、参加費が決まったら、忘年会の案内を連絡をする必要があります。

この時、日程確認で街頭する日が不参加となっている人へも連絡し、最終的な出欠の確認をします。

案内に記載する基本となる内容としては、以下のものがあれば良いでしょう。

忘年会の開催案内メールに最低限必要な項目

「忘年会の案内状(開催決定案内)」の例文も紹介しておきますね。

忘年会幹事の日程調整まとめ

忘年会の日程調整をスムーズに行うコツやポイントをお伝えさせていただきました。

ポイントさえ押さえておけば、そんなに恐れることはありません。どうしても困ったり迷ったりした場合は、職場の上司に相談してみましょう。

今まで自分はどんな風にやっていたか、良いアドバイスを貰えると思いますよ。

慣れない忘年会の幹事、大変でしょうけど、一年の締めくくりの忘年会の成功は、幹事のあなたにかかっています。

みんなが笑顔で「今年はいい忘年会だった」と言ってもらえるように、頑張ってくださいね。