会社での飲み会の幹事をしなきゃいけなくなった時に、大変なのが『日程調整』です。
幹事をやり慣れている人なら、要領もわかってるから、ポイントを押さえてサクサクと進めて行くんでしょうけど、まだ幹事慣れしていないとなると、どう調整すればいいかわかりませんもんね。

特に、参加者もいろいろとスケジュールの立て込んでる、年末に行うようになる『忘年会』での日程調整は大変ですよね。
参加人数が多ければなおさらです。

この記事でお伝えしたいこと
  • 幹事にとっての最初で最大の難関『日程調整』って?
  • 日程調整のお勧めの決め方について
  • 日程調整のお勧めの例文について

っていうことについて、お伝えしていきますね。

忘年会幹事の第一難関は日程調整

いざ、忘年会の幹事を任されたら、決めないといけないことがたくさんあります。

幹事が決めなきゃいけないこと
  • 参加者・参加人数
  • 開催日時
  • 場所
  • 予算

などなど、どれも大変ですが、慣れていない飲み会の幹事で一番の難関が『日程調整』ではないでしょうか?特に、みんな忙しい年末に行うことが多い忘年会。幹事としては、早めに日程を決めてしまいたいですもんね。

で、いざ決めるとなって、みんなの予定を1つ1つ聞いて、全員参加するにはいつがいいか・・・なんて考えていたら、時間がいくらあっても足りませんし、開催日もなかなか決まりません。

忘年会の開催日程の決め方はいつ頃どういう風にすればいい?

じゃぁ、どんな感じで日程調整すれば、難関である『開催日』を決められるんでしょうか?

日程はいつごろから決めればいいの?

忘年会の日程調整もギリギリになってから動き始めると、みんな予定が詰まっていて、日程の調整がつかない!なんてことになっちゃいます。でも、あんまり早すぎても『もう忘年会?早すぎない?』なんて言われないかとか考えてしまいますよね。

しかし!普通の時期とは違って、忘年会をするのは、みんな忙しい年末の時期です。早めに日程を押さえておく必要があるし、開催日時が決まればお店の予約も早めにできるので、お店の選択肢も増えます。

人気のお店なんかは、びっくりするくらい、みんな早くから予約してるので、時期が遅くなればなるほど、空いてるお店がどんどん少なくなっていきますからね。

では、みんなどれくらいから忘年会の準備を初めてるんでしょうか?
人数が少ない会社や部署での開催であれば、比較的、日程調整もしやすいでしょうし、お店の確保も融通が利くので12月に入ってから、なんてところもあります。

でも、11月に入ったら、もう準備を始めていいです。っていうか急いで動き始めてください(笑)10月までは街も雑誌もハロウィーンが飾ってますが、11月に入ると一斉に年末モードに突入します。雑誌なんかもクリスマスや忘年会の特集が目立ち始めますし、お店でも忘年会の予約受付を大々的に開始するところが多くなります。

こういうのが目につき始めると、みんなの気持ちも『年末モード』に切り替わりはじめるので『もうそんな時期かぁ~忘年会も考えなきゃなぁ』という感じになってからでは、お店の予約も人気のお店からどんどん埋まりはじめちゃってますからね。

どうやって日程を決めればいいの?

では、どうやって日程を決めれば、スムーズに決めることができるんでしょうか?

参加予定者ひとりひとりに予定を確認してから調整していたら、時間がいくらあっても足りないですし、みんな参加できる日がバラバラだと収集がつかなくなって、日程決めなんてできません。

そこで、ここは幹事特権で、ある程度は強引に決めてしまうくらいでいいです。ボランティアで幹事をするんですから、ある程度の幹事特権はみんな大目に見てくれますから。ただし、どういった選択肢をとるかに関わらず、事前に上司への相談はしておきましょう。

私が日程を決めるときには、大体次のような手順で決めていきます。

日程を決める手順
1.忘年会を開催する候補日を考えてみる(4~5日程、候補日をあげておく)
  
2.参加者のうち、一番役職が上(私の場合は社長に)の方に、1.で考えた候補日で考えていることを伝えます。この時、社長の都合の悪い日があればその日は候補日から削除します。
  
3.私の場合は、社長に確認して問題なければ、その日程で予定日とするけど、場合によってはその1つ下の役職(部長など)にも確認しておいた方がいい場合もあります。できるだけ多くの幹部の方が出席できる日程を候補日としておけばよいです。
  
4.決定した候補日で、参加者全員にメールを送ります。そのとき、候補日ごとに参加の可否を返信してもらうようにします。
  
5.出欠確認がとれたら、一番具合のよさそうな(多くの人が参加できそうな)日を開催日として決定します。ただし、場合によっては役職者の参加状況によっては人数の多少少ない日でも開催日とすることもありますね。この辺は臨機応変にで。判断できないときには、上司や先輩に相談一番です。
  
6.開催日として決定した日で、お店を探して予約します。
  
7.場所が決まったら、『忘年会の案内』として参加者全員に連絡します。この時、一応その日は不参加となっている人にも連絡をします。そのお店が行ってみたいお店だったりすると、少し無理をしてでも日程調整して参加してくれるかもしれませんからね(笑)
と、だいたいこんな感じで決めていってます。全員参加が一番いいんですが、人数が多くなってくると、なかなか全員が参加できる日を調整するのが、物理的に無理なことが多いですからね。

それに、中には『会社の飲み会なんて行きたくない』なんて人もいるかもしれません。そんな人は、仕事やプライべートの都合うんぬんじゃなく、日程をその人に合わせても、結局参加しない人は参加しませんからね^^;


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忘年会の日程調整メールの例文

では、忘年会の日程調整をするときのメールの文面はどんな感じにすればいいでしょう?一般社員と役職のある人で、文面を変えた方がいいんでしょうか?

社内への日程調整メール

社内の人への日程調整や案内メールの文面は、役職者の方だからと言って、特に変える必要はないです。さすがに、社外の方(客先や取引先)に連絡をするときには、文面を変える必要がありますが。

日程調整メールの例文

日程調整の連絡メールの文面を書く上でのポイントは
 ・件名は、要件が簡潔にわかりやすいものにする
 ・メールの本文は長すぎず、要件を簡潔に
の2点です。

最低限必要な要件としては以下のものがあればいいでしょう。

日程調整メールに最低限必要な項目
  • 候補日
  • 回答締め切り
  • 予定している参加費

以下に、『忘年会の案内状(日程調整)』の例文を紹介しておきますね。参考にしてみてください。

社内への忘年会日程調整案内の例文
<件名>
●●年度 忘年会の日程について【回答期限 11月8日】
<本文>
各位

お疲れさまです。本年も12月上旬に忘年会を開催することになりました。
今回の幹事は△△が担当致しますので、よろしくお願いします。

そこで、ご多用のところお手数ですが、下記内容をご確認の上、日程のご回答を
お願いいたします。

=====================返信ここから========================
参加可能日程に○の記入をお願いします
( ) 12月 9日(金)18:00~20:00
( ) 12月16日(金)18:00~20:00
( ) 12月17日(土)18:00~20:00
( ) 12月23日(金)18:00~20:00
=====================返信ここまで========================

回答期限:11/8(火)17:00
※参加費は、男性5,000円、女性4,000円の予定です。
 お店への予約の都合がありますので、回答は期限厳守でお願いいたします。
 (未回答の場合は、全日程参加可能と判断させていただきますので、ご了承ください)

最終的な日程や会場、参加費については、皆さまからのご回答にて決定いたします。
詳細が決まり次第、ご案内の連絡をいたしますので、よろしくお願いいたします。

忘年会の案内の例文

忘年会の日程や場所、参加費が決まったら、忘年会の案内を連絡をする必要があります。この時、日程確認で街頭する日が不参加となっている人へも連絡し、最終的な出欠の確認をします。

案内に記載する基本となる内容としては、以下のものがあれば良いでしょう。

開催案内メールに最低限必要な項目
  • 開催日時
  • 場所(お店の地図や電話番号があると良いですね)
  • 会費
  • 出欠の返信期限

以下に、『忘年会の案内状(開催決定案内)』の例文を紹介しておきますね。参考にしてみてください。
社内への忘年会の開催決定案内の例文
<件名>
●●年度忘年会のご案内【出欠の回答期限 11月25日】

<本文>
各位

☆☆社内忘年会のご案内☆☆

お疲れ様です。先日、お伝えしました通り忘年会を開催することになりました。

忘年会の日時が、下記の通り決定しましたのでご連絡いたします。

日時  12月17日(土) 18:00~20:00
場所  居酒屋「□□□」
    〇〇駅 中央口 徒歩1分 tel.00-0000-0000
    ホームページ http://xxxx.xxxx.xx
参加費 男性4,000円 女性3,000円

当日は、豪華賞品のビンゴゲームなども企画しております。
お忙しい時期ではありますが、振るっての参加をお待ちしております。

当日の出欠を、件名を変えずにこのメールの返信にてご連絡願います。
 返信期限 11月25日(金)17:30まで
 ※期日厳守でお願いいたします

まとめ

忘年会の日程調整をスムーズに行うコツやポイントをお伝えさせていただきましたが、いかがだったでしょうか?

ポイントさえ押さえておけば、そんなに恐れることはありません。どうしても困ったり迷ったりした場合は、職場の上司に相談してみましょう。
今まで自分はどんな風にやっていたか、良いアドバイスを貰えると思いますよ。

慣れない忘年会の幹事、大変でしょうけど、一年の締めくくりの忘年会の成功は、幹事のあなたにかかっています。
みんなが笑顔で『今年はいい忘年会だった』と言ってもらえるように、頑張ってください^^b

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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