始末書を郵送するときは、まず白い二重封筒を使うのが基本です。
封筒は中身が透けないようになっているものを選び、見た目にも配慮しましょう。
宛名を書くときは、ビジネスマナーにきちんと則り、会社名、部署名、役職名、氏名を正式な表記で、正確かつ丁寧に書きます。
よく見かける茶封筒はカジュアルな印象を与えてしまうため避け、「始末書在中」と赤字で目立たせる必要も特にありません。
始末書はあくまでも反省と謝罪の気持ちを伝えるものなので、書類全体を失礼のないようにきちんと整え、封入作業も心を込めて行いましょう。
また、提出期限に余裕をもって間に合わせることも、とても大切なポイントです。
遅れるとさらに信用を失う可能性があるため、できるだけ早めに対応することを心がけてください。
正しい手順で心を込めて郵送すれば、受け取る側にもあなたの誠意や真摯な態度がきっと伝わりますよ。
さらに、ミスを防ぐためにも、最後に封筒の宛名や書類の内容、中身が揃っているかをしっかり確認してから封をし、きちんと封緘印を押してから投函するようにしましょう。
ちょっとした細かい配慮が、相手への印象を大きく左右します。
始末書を封筒で送る際に郵便番号を調べるには？書き方も紹介
始末書を書く際に、郵送先の住所は分かっても郵便番号が分からない事ってありますよね。
そのような時に使えるのが、郵便局のホームページです。
都道府県と地域を入力すれば、郵便番号が表示されるのでとても重宝します！
また、事業所でも検索する事が出来ます。
都道府県と事業所名を入力すれば、郵便番号を教えてくれるのです。
始末書を郵送するときの郵便番号の書き方にも注意点がある！
郵便番号の書き方には注意点があります。
それは郵便番号のマークである、「〒」を書かないということです。
〒マークを書いて郵送すると、郵便局で手紙を機械に読み込ませる時、郵便番号が読み込まれない事があります。
そうなると手作業での仕分けになり、郵便局員さんの手間が増えてしまうのです。
郵便番号を書く時には、番号のみの記載で問題ありません。
更に、郵便番号は間違えのないように書く必要があります。
郵便番号が間違えて書かれていると、間違った郵便番号の郵便局に届けられ、結果郵送が遅れてしまう恐れがあるのです。
また、郵便番号の枠がない封筒を使う際には、郵便番号の枠を手書きする必要はありません。
〒マーク同様機械が読み取らなくなり、仕分けの手間が増えてしまうのです。
郵便番号の枠がない場合は、数字のみの記載で大丈夫ですね。
迷ったらこれ！始末書を送る際のおすすめの封筒のサイズとは？
始末書を書いたはいいけれど、どの封筒に入れるべきなのか悩んでしまいますよね。
始末書を入れる封筒のサイズは、始末書を書いた用紙のサイズに合わせて選ぶのが正解です。
便箋に書いたのであれば、B5サイズの用紙が入る「長形 4号」を選びましょう。
コピー用紙に書いたのであれば、A4サイズの用紙が入ると「長形 3号」を選ぶといいですね。
また、封筒の色は白が適切です。中が2重になっている封筒を選んでください。
中が2重になっている事によって、「重要な文章が入っている」という意味合いがあります。
茶色の封筒、横長の封筒は使わないのがマナーと言われていますので、間違って使わないように気をつけましょう。
始末書を入れて郵送しよう！ 始末書を入れるマナーとは
封筒が用意できたら、始末書を中に入れましょう。
始末書は3つ折りにして入れますが、正しい入れ方があるので併せてご紹介させていただきます。
始末書の下から3分の1の部分を、下から上に折りたたみます。
更に上から3分の1の部分を、上から下に折りたたみます。
この折り方をすると、開いたらすぐにタイトルが見える為、始末書に限らずビジネス文書ではよく使われます。
封筒を裏返し、右上の裏側が上部手前に来るようにして入れましょう。
始末書が間違いなく入っている事を確認したら、のり付けして封をします。
ちなみに封筒の封をするのに適しているのは、スティックのりやテープのりではなく、液体のりです。
なぜなら、スティックのりやテープのりは液体のりに比べて強度が弱く、剥がれやすいからです。
また、封をする時にはセロハンテープは使えませんので、必ずのりを使って封をしてくださいね。
始末書を封筒に入れるときの宛名は？のまとめ
始末書を郵送することはあまりないですが、何かしらの事情で郵送がすることもあるでしょう。
始末書を郵送する際に大事なのは、必ず提出期限を守ることです。
その為には郵送のマナーをしっかり調べ、郵送をスムーズに行う必要があります。
マナーをきちんと守り、正しい方法で始末書を郵送しましょう。