風も冷たくなってきて、年末も近づいてきた12月初旬のある日。
突然、携帯に電話がかかってきました。「○○ですけど、今日午後になって急に体調が悪くなったから、今日の忘年会、欠席でお願いします」
そう、噂には聞いていた恐怖の当日キャンセル、俗に言う「ドタキャン」の電話でした。
このドタキャンって、本当に幹事泣かせと言うか、人数が多くなればなるほどに発生率が高くなってしまうドタキャン。（なら最初っから不参加にしとけよ）
なんて思う気持ちを抑えて。。。
「了解しました。お体、気を付けてくださいね」
なんて心にもない言葉でしっかり大人の対応をしています。
でも、このドタキャン。幹事に慣れていない人には
「お店へのキャンセルとかの対応が面倒くさいだけじゃなく、どんな危険性をはらんでるのか？」
「そんなドタキャンの時ってどういう風に対応すればいいのか？」
「キャンセル料が出たら、結局誰が払うべきなのか？」
とかとか、わからないことだらけですよね。
特にややこしいのが、「お店に対して誰が払うのか」と「最終的にそのお金を誰が負担するのか」がごちゃごちゃになりやすいことです。
お店から見れば、予約をした幹事や当日の支払いをする人に請求が来ることが多いです。でも、参加者同士の話としては、キャンセルした本人が負担するのか、参加者全員で割るのか、会社や上司に相談するのかで、納得感がかなり変わってきます。
なので、この記事では「ドタキャンした人が悪い！」だけで終わらせず、幹事が損をしないためにどこを確認して、どう伝えて、どう対応すればいいのかを見ていきます。
そこで今回は、忘年会の幹事をまかされたあなたへ
- ドタキャンにはどんな危険性があるのか？
- 幹事がとるべきドタキャンの為の事前対策
- ドタキャンのときって幹事としてやらなきゃいけない事
忘年会をドタキャンされたときの会費はどうする？キャンセル料を回避することはできないの？
そんな幹事泣かせの「当日のドタキャン」。
お店に人数変更の連絡をしなきゃいけないしと大変ですが、もっと大変なのが「お金」のことです。
まず結論から言うと、キャンセル料が本当に発生していて、事前に「この日以降のキャンセルは会費がかかる可能性があります」と伝えていたなら、基本的にはキャンセルした本人に負担してもらうのが一番トラブルになりにくいです。
ただし、「必ず本人が全額払う」と決めつけるのは危険です。
幹事がキャンセル期限を伝えていなかった場合や、お店側のキャンセル料の内訳がよくわからない場合、急な体調不良や不幸ごとなど本当にやむを得ない事情がある場合には、本人だけにそのまま全額請求すると、あとで話がこじれやすくなります。
お店との関係では、予約時のキャンセル規定にそって請求されることが多いです。ネット予約や電話予約でも、予約完了メールやお店の説明にキャンセル規定が書かれていることがあります。
一方で、キャンセル料の内訳がわからないときは、「料理代なのか」「飲み放題分も含まれているのか」「席だけの確保分なのか」をお店に確認しても大丈夫です。国民生活センターの相談情報でも、キャンセル料を請求されたときは契約内容やキャンセル規定を確認し、内訳が不明な場合は説明を求めることが大切だとされています。
幹事が初めてだったり経験が少なかったりすると、予約をしていてキャンセルで人数変更があった時のことなんて、頭の片隅にもなかったりします。
そんな中で迎えた忘年会の当日。
突然、キングボンビーのように目の前にあらわれた「ドタキャン様」。
お店に人数変更の連絡をすると、お店の人から「お料理の関係上、当日のキャンセルはキャンセル料を頂きます」と言われて。
「えぇぇぇ！！まじですか？？そういえば予約の時にそんなこと言ってたような…」なんてことになってしまいます。
このときに一番避けたいのは、幹事があわてて自腹で立て替えて、そのあと誰にも言い出せずにモヤモヤしてしまうことです。
キャンセル料は、コース料理の仕込みや席の確保、お店側の準備に対して発生することがあります。特にコース料理の場合は、当日だと料理の準備が進んでいて、人数変更が難しいこともあります。
でも、だからといって、何も確認せずに全部を幹事がかぶる必要はありません。
そこで、そんな風にならないための4つのポイントをお伝えしていきます。
忘年会ドタキャン対策4つのポイント
- お店への事前確認
- 忘年会の案内メールへの書き方
- 集金方法
- キャンセル時のお店への対応
では、それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
ドタキャン対策①忘年会の予約をしたお店への事前確認
お店に予約をするときには、人数変更がいつまで可能か期限を聞いておくようにしましょう。
参加人数が変更になったときに、いつまでなら変更が可能かを確認しておくことが必須です。
なぜなら、コース料理の場合なんかだと材料の仕入れなんかもあって、お店によっては2、3日前でも人数変更ができない場合もあるからです。
このときに確認しておきたいのは、「キャンセル料がかかるかどうか」だけではありません。
できれば、
- 人数変更は何日前の何時まで可能なのか
- 当日キャンセルの場合、料理代は何％かかるのか
- 飲み放題分もキャンセル料に含まれるのか
- 1人だけ欠席した場合と全体キャンセルの場合で扱いが違うのか
- 席のみ予約でもキャンセル料がかかることがあるのか
特に、コース料理と席だけの予約では考え方が変わってきます。
コース料理の場合は、食材の仕入れや仕込みがあるので、キャンセル料が発生しやすいです。逆に席だけの予約なら無料で人数変更できることもありますが、繁忙期や大人数予約、貸切に近い予約だと、お店にとっては空席の損失になることもあります。
なので、「いつまでなら無料で人数変更できますか？」と聞くだけではなく、「当日1人来られなくなった場合は、何に対していくらかかりますか？」と聞いておくと、あとで参加者に説明しやすくなりますよ。
ドタキャン対策②忘年会の案内メールへの書き方
忘年会の案内では、キャンセル可能な期限を伝えておくようにしましょう。
「予約の関係上、○月○日以降にキャンセルされる方は、原則会費をお支払いいただきますので、ご了承ください」
といった内容を書いておけばいいです。
ここで大事なのは、「キャンセル料がかかるかもしれない」ということを、あとからではなく最初に伝えておくことです。
当日になって急に「キャンセル料がかかったので払ってください」と言われると、欠席した本人も「え？参加してないのに？」となりやすいです。
でも、案内の時点でキャンセル期限と会費の扱いを書いておけば、幹事としても説明しやすくなります。
ただし、言い方には少し注意が必要です。
あまり強く「絶対に払ってください！」という書き方にすると、職場の飲み会では角が立ちやすいです。なので、
「お店の予約の都合上、○日以降のキャンセルはキャンセル料が発生する場合があります」
「その場合は、会費の一部または全額をご負担いただくことがあります」
くらいの書き方にしておくと、現実的で伝わりやすいです。
本人が本当に行きたかったのに、インフルエンザにかかったり不幸事で参加できなかったような場合には、上司に相談するようにしましょう。
気がきく上司なら、その人に払わせずに出してくれることもあったりもしますよ。
もちろん、毎回それを期待するのは違いますし、上司に頼めば必ずなんとかなるわけでもありません。
でも、会社の忘年会のように職場全体の付き合いがある場では、本人の事情や職場の空気もあります。幹事ひとりで「全額払ってください」と抱え込むより、必要なときは上司に相談した方がスムーズなこともあります。
決して幹事のあなたがかぶる必要はありません！
忘年会の会費の集金方法
会社の飲み会の会費って、何も考えずに現地で集金してしまいがちですが、お勧めなのは「前金制」です。
これは、事前に料金が決まっていることが前提になります。
人数が多くなることの多い会社の飲み会では、
「コース料理」
「飲み放題」
のように固定料金となるようにすると、お金の徴収とか支払いがとっても楽になるのでおすすめです。
そして、あらかじめ支払い金額が決まっていれば、前もって集金しておくことができますよね。
なので、忘年会の前日までに前もって参加者から料金を回収しておきます。
この場合、忘年会の案内の連絡にも
「事前に○○日頃に参加費を集金するのでよろしくお願いします」
ということを書いておくと、集金がスムーズにできますよ。
できれば、集金の案内と一緒に返金ルールも書いておくと、さらに安心です。
たとえば、
「○日までのキャンセルは返金します」
「○日以降はお店のキャンセル規定にそって、返金できない場合があります」
というようにしておくと、参加者も判断しやすくなります。
もちろん、キャンセル料が発生する前までにキャンセルの連絡があった場合は、集金したお金は返金することを忘れないようにしましょう。
前金制は、幹事にとってはかなり楽です。
ただし、飲み会が終わったあとにお金が余った場合や、キャンセル料が予定より少なかった場合には、その扱いもあいまいにしない方がいいです。少額でも「どうなったの？」と思う人はいるので、返金するのか、次回に回すのか、参加者に一言伝えておくと変な不信感が残りません。
このように、事前に集金しておくことで、ドタキャンの時に「参加してないのにお金を回収しないといけないわずらわしさ」がなくなります。
私の職場では、以前は「当日に現地で参加費を徴収」していました。
でも、私が幹事のときに「毎回必ず発生してきちゃうドタキャン対応」が面倒なので、会費を前金制にしました。
それからは、私以外の幹事のときでも毎回前もって集金するようになりました。
この前金制にしておくと、当日ドタキャンがあったときも、少なくとも幹事がその場で自腹を切って青ざめることは減ります。
欠席した本人にあとからお金をお願いするのって、想像以上に気を使うんですよね。
だからこそ、最初から「会費は事前に集めます」「キャンセル期限以降はお店の規定に合わせます」と伝えておくことが、幹事にとっても参加者にとっても一番やさしいやり方だと感じています。
ドタキャンのときのお店への対応
当日のドタキャンが出てしまったときには、お店に人数変更の連絡が必要になります。
お店のことを考えると、すぐにキャンセルの電話をしてしまいがちですが、ちょっとだけ待ってください。
私が今まで幹事をしてきて良くあるのが次のようなことでした。
↓
お店の人に迷惑がかかってしまうと思って、急いでお店に人数変更の電話
↓
その30分後にＢさんから人数変更の連絡
さっき人数変更の電話をしたのに、またすぐに人数変更の電話をするのって、なんだか申し訳なくて超気まずかったです。
だからと言って連絡があまり遅くなってしまうと、それはそれでお店に迷惑が掛かるので良くないんですけど。
なので、例えば午後1時にキャンセルの連絡があったら、1時半や2時くらいまで待ってみて、ある程度まとめて人数変更の連絡をするのがおすすめですよ。
もちろん、開始時間が近い場合や、お店から「変更はすぐ連絡してください」と言われている場合は、待たずに連絡した方がいいです。
ここは、「少しまとめて連絡する」と「お店に迷惑をかけない」のバランスですね。
また、キャンセルのときに、コース料理なんかの場合だと、すでに料理が準備されてたりして「キャンセル料」が発生してしまうのも仕方ないです。
でも「飲み放題分」は必要ないので、お店にキャンセル料の交渉をしてみるといいですよ。
ただし、これも必ず引いてもらえるという意味ではありません。
お店によっては、コース料金として一体になっていることもありますし、当日キャンセルは規定どおり全額ということもあります。
なので、交渉というよりは、
「料理代と飲み放題分は分けられますか？」
「キャンセル料の内訳を教えてもらえますか？」
「1人分だけ料理を出してもらって、参加者で分けることはできますか？」
くらいの聞き方をしてみるといいです。
お店に対しても、責めるように言うより、「こちらの確認不足もあって申し訳ないのですが」と一言添えるだけで、だいぶ空気が違いますよ。
忘年会の幹事で1番の恐怖「当日のドタキャン」！どう対応すればいいの？
忘年会の日程や店も決まって、予約もなんとか取れて、参加者への連絡も完了！
「あとは当日、美味しく飲み食いして・・・」という時に、恐怖のドタキャンの連絡。
本当に怖いですよね。
お店への人数変更の連絡だけなら、ちょっと面倒くさいだけで済みます。
でも、当日のキャンセルには「キャンセル料」っていうお金が絡むこともあるんです。
そしてお金が絡むと、「誰が払うの？」という話になります。
幹事としては、「キャンセルした本人に払ってもらいたい」と思うのが自然です。
でも、参加者の立場からすると、事前に何も聞かされていなかったのに後から急に請求されると、納得しにくいこともあります。
なので、当日対応で大事なのは、感情で責めることではなく、
- お店にキャンセル料が本当に発生しているのか確認する
- 何の費用なのか内訳を確認する
- 欠席者に事前ルールを伝えていたか確認する
- 本人にお願いするのか、上司に相談するのか判断する
忘年会の幹事の心得！不参加やキャンセルする人の傾向を知っておこう
そもそも「ドタキャン」を含む、忘年会とかの不参加やキャンセルをする人には、どんな傾向があるんでしょうか？
まずは敵を知ることで、傾向と対策が立てやすくなりますからね。
幹事を悩ませる、不参加やキャンセルをする人って大きく分けて、次の3つに分けることができます。
- 連絡スルータイプ
- 返事はちょっと待ってタイプ
- ドタキャンタイプ
不参加やキャンセルする人のタイプ①連絡スルータイプ
このタイプは、幹事からの日程調整確認や参加確認の連絡をしたときに、「見て見ぬふり」をしてスルーする人達です。
結局、返信期日になっても返事が来ないので、お人好しの幹事さんだとわざわざ直接確認しに行ったりして、手間をとらせてくれちゃいます。
私の場合このタイプの人に対しては、
- 日程調整確認の段階なら「この人は候補日は全てNG」
- 参加確認の段階なら「この人は不参加」
もちろん、あらかじめ、送るメールには「期日までに連絡のない方は…」と、その旨をちゃんと伝えておきます。
これはちょっと冷たく見えるかもしれませんが、飲み会の幹事ではかなり大事です。
返事がない人を何となく参加扱いにしてしまうと、その人が来なかったときに、キャンセル料だけが残ってしまうことがあります。
なので、「返事がない場合は不参加扱いにします」と先に書いておくのは、幹事の身を守るためでもありますし、他の参加者に余計な負担をかけないためでもあります。
このタイプの特徴としては、ほとんどが
「あんまり行きたくないけど会社の忘年会だしなぁ。とりあえず気がつかなかったことにしておこう」
って感じでスルーしています。
たまに、仕事が忙しくて返信期日を忘れてたなんて人もいますが、そんな感じの人には催促のメールを出すとか、直接聞きに行くとか。
この辺は臨機応変に対応するようにしています。
不参加やキャンセルする人のタイプ②返事はちょっと待ってタイプ
このタイプは
「家に帰ってから予定を確認してみないとわからない」
「来月(来週)にならないと、予定がわからない」
と言って回答を先延ばしにしてくる人達です。
結局、ほとんどの場合が忘年会の前日や当日になって「やっぱり参加できそうにありません」と不参加を表明してきます。
なので正直、直前になってからの人数変更がとっても面倒です。
私の場合は、前日や当日に不参加とかにされても困るので、忘年会の4日前くらいに直接確認しています。
そして、そのタイミングでまだわからないようなら「お店の予約の都合があるので」と言って、不参加にしてもらっています。
ここであいまいなまま参加人数に入れてしまうと、あとからキャンセル料が発生したときに「まだ行くとは言っていない」と言われる可能性もあります。
幹事としては、「参加できるかどうか」だけでなく、「この日までに確定しないとお店に迷惑がかかる」という事情を伝えておくのがポイントです。
このタイプの傾向としては
- お店が決まってから行きたいお店だったら参加しよう
- 誰が行くかによって決めよう
不参加やキャンセルする人のタイプ③ドタキャンタイプ
さて、最後に登場してきたのが、恐怖のドタキャンタイプです。
このタイプは、
「体調不良」
「仕事の都合」
といった理由で当日になって、キャンセルの連絡をしてくる人達です。
当日の午前中ならまだしも、これらの理由の場合、開始時刻の直前になって連絡してくるなんてことも普通にあるのが恐ろしいところです。
幹事にとっては、このドタキャンは恐怖以外の何物でもありません。
このタイプの傾向は、やはり
「本当は行きたくないけど、忘年会はなかなか不参加にもできない。なら、当日理由を付けてキャンセルしちゃえばいっか」
っていった「軽い気持ち」でのドタキャンもあります。
幹事的には「行きたくないなら、最初からそう言えや」って思いますよね。
でも、中には本当に体調が急変して行けなくなったり、仕事が終わらずに行けなくなったなんて人もいるので、注意が必要です。
ここでやってはいけないのは、理由を聞いた瞬間に「じゃあ会費は全額払ってください」と感情的に言ってしまうことです。
先に確認するべきなのは、お店のキャンセル料が実際に発生しているかどうかです。
そのうえで、事前にキャンセル期限を伝えていたなら、「お店の規定でキャンセル料が発生してしまったので、申し訳ないですが会費の負担をお願いします」と伝えやすくなります。
逆に、事前に何も伝えていなかった場合は、本人に全額お願いするにしても、言い方や職場内での相談がかなり大事になります。
幹事自身が体調不良でドタキャンしないといけないとき！何をどうすればいい？
「他の人がドタキャンをしたら、困るな。」と構えていても、最悪の場合、自分がドタキャンをしてしまう立場になるかもしれません。
今のような冬場の時期は、特に胃腸炎やインフルエンザが蔓延するので、よくありがちなパターンなのです。
もしも自分が体調不良でドタキャンをしなければいけない事態になった時には、以下のことをポイントにして、対処を他の人に頼みましょう。
幹事本人が欠席するときは、ただ「休みます」と伝えるだけではなく、お店との連絡、当日の集金、キャンセル料の扱いまで引き継ぐ必要があります。
ここが抜けると、代役になった人が一番困ってしまいます。
自分が体調不良でドタキャン時のポイント①他の幹事に任せるもしくは代役を立てる
幹事を複数人立てていた場合には、他のメンバーに休む旨とお詫びをなるべく早くしましょう。
もしも幹事が自分だけだった場合には、頼れる友人など代役をお願いしましょう。
当日は、出欠の確認やお金の管理など、まとめる人が必要になります。
代役をお願いするときには、「お店の名前」「開始時間」「人数」「支払い方法」「キャンセル料が出たときの扱い」まで一緒に伝えておくと安心です。
特に前金制にしている場合は、誰から集金済みで、誰が未払いなのかもわかるようにしておきましょう。
自分が体調不良でドタキャン時の②当日のキャンセル代はなるべく早く渡す
居酒屋などでは、当日キャンセル代を支払うケースがほとんどです。
立て替えて払ってもらうことをなるべく避けるためにも、直接お金を渡せるのであれば代役の幹事の方へ渡しましょう。
もしも、流行性の病気にかかってしまった場合には、次に会える時になるべく早く渡すことを伝えておくと、相手の方も安心すると思いますよ。
自分が幹事でありながら欠席する場合は、参加者よりも先に「キャンセル料が発生したら自分の分は払います」と伝えておくと、代役の人も動きやすいです。
もちろん、お店に確認した結果、キャンセル料がかからなかったり、飲み放題分を外してもらえたりすることもあります。
その場合は、実際にかかった分だけを負担する形で大丈夫です。
自分が体調不良でドタキャン時の③次に幹事をやる旨を伝える
ドタキャンをして、周りの方に迷惑をかけてしまっている立場なので、差し支えなければ次回幹事を引き受ける旨を伝えておくと、好印象でしょう。
しかし、幹事の順番が決まっていたり、何度も自分が引き受けている場合には他のサポートに周り恩を返しても悪くありません。
素直な気持ちで周りの方へお詫びと感謝を伝えるだけでも、あなたの素晴らしい人間性が伝わるはずです。
ただ、お詫びの気持ちだけで全部を自分が背負いすぎる必要はありません。
お店の規定にそって必要な分を支払い、代役をしてくれた人にきちんとお礼を伝える。
それだけでも、幹事としては十分誠実な対応です。
飲み会幹事の恐怖のドタキャンについてのまとめ
会社の忘年会の幹事って、年末の忙しい時期にいろいろと段取りをしなきゃいけなくて大変ですよね。
そんな中でもやっぱり一番厄介なのが当日のドタキャンです。
キャンセル料が発生したり、ドタキャンした人からの参加費の回収があったりと、お金の絡む問題がやっぱり一番面倒ですもんね。
飲み会のキャンセル料を誰が払うべきかは、ひとことで決めきれない部分があります。
ただ、幹事として考える順番はシンプルです。
- まず、お店にキャンセル料が本当に発生しているか確認する
- 次に、料理代・飲み放題分・席の確保分など内訳を確認する
- そのうえで、事前に参加者へキャンセル期限を伝えていたかを見る
- 本人負担にするか、上司や参加者内で相談するか判断する
当日キャンセルだからといって、何も確認せずに幹事が全部かぶる必要はありません。
反対に、「ドタキャンしたんだから絶対に全額払って！」とだけ言ってしまうと、体調不良や事前説明不足のケースでは揉めやすくなります。
大事なのは、最初からキャンセル料のルールを見える形で伝えておくことです。
とくに会社の飲み会では、言った言わないになると本当に面倒です。
「○日以降のキャンセルは、お店の規定により会費がかかる場合があります」
「会費は事前に集金します」
「期限前のキャンセルは返金します」
このあたりを最初の案内に入れておくだけで、かなり違います。
もちろん、キャンセル料が発生したときに、欠席した人がどこまで払ってくれるかは、その人の事情や職場の関係性によっても変わります。
- 一部だけ負担してもらう
- 料理代だけ負担してもらう
- 全額を負担してもらう
ただやっぱりお金が絡んできちゃうと、神経も使いますし、話がこじれると色々と面倒です。
面倒なことにならないように、最初っから
「そもそも、飲み会にドタキャンはあるもの」
と考えておいて、事前にしっかりと対策をしておけば、無用なトラブルを避けることができますからね。
幹事としてできる一番の対策は、ドタキャンする人をゼロにすることではありません。
キャンセルが出ても、お店にも参加者にも説明できる状態にしておくことです。
ぜひ、忘年会などの会社の飲み会の幹事になったときには、お伝えしたことを参考にしてみてください。幹事さん、頑張ってくださいね。
