風も冷たくなってきて、年末も近づいてきた12月初旬のある日。
突然、携帯に電話がかかってきました。「○○ですけど、今日午後になって急に体調が悪くなったから、今日の忘年会、欠席でお願いします」
そう、噂には聞いていた恐怖の当日キャンセル、俗に言う「ドタキャン」の電話でした。
このドタキャンって、本当に幹事泣かせと言うか、人数が多くなればなるほどに発生率が高くなってしまうドタキャン。
（なら最初っから不参加にしとけよ）なんて思う気持ちを抑えて。。。
「了解しました。お体、気を付けてくださいね」
なんて心にもない言葉でしっかり大人の対応をしています。
でも、このドタキャン。幹事に慣れていない人には
「お店へのキャンセルとかの対応が面倒くさいだけじゃなく、どんな危険性をはらんでるのか？」
「そんなドタキャンの時ってどういう風に対応すればいいのか？」
とかとか、わからないことだらけですよね。
そこで今回は、忘年会の幹事をまかされたあなたへ
- ドタキャンにはどんな危険性があるのか？
- 幹事がとるべきドタキャンの為の事前対策
- ドタキャンのときって幹事としてやらなきゃいけない事
忘年会をドタキャンされたときの会費はどうする？キャンセル料を回避することはできないの？
そんな幹事泣かせの「当日のドタキャン」。
お店に人数変更の連絡をしなきゃいけないしと大変ですが、もっと大変なのが「お金」のことです。
幹事が始めてだったり経験が少なかったりすると、予約をしていてキャンセルで人数変更があった時のことなんて、頭の片隅にもなかったりします。
そんな中で迎えた忘年会の当日。
突然、キングボンビーのように目の前にあらわれた「ドタキャン様」。
お店に人数変更の連絡をすると、お店の人から「お料理の関係上、当日のキャンセルはキャンセル料を頂きます」と言われて。
「えぇぇぇ！！まじですか？？そういえば予約の時にそんなこと言ってたような…」なんてことになってしまいます。
そこで、そんな風にならないための4つのポイントをお伝えしていきます。
忘年会ドタキャン対策4つのポイント
- お店への事前確認
- 忘年会の案内メールへの書き方
- 集金方法
- キャンセル時のお店への対応
では、それぞれのポイントについて、詳しく見ていきましょう。
ドタキャン対策①忘年会の予約をしたお店への事前確認
お店に予約をするときには、人数変更がいつまで可能か期限を聞いておくようにしましょう。
参加人数が変更になったときに、いつまでなら変更が可能かを確認しておくことが必須です。
なぜなら、コース料理の場合なんかだと材料の仕入れなんかもあって、お店によっては2、3日前でも人数変更ができない場合もあるからです。
ドタキャン対策②忘年会の案内メールへの書き方
忘年会の案内では、キャンセル可能な期限を伝えておくようにしましょう。
「予約の関係上、○月○日以降にキャンセルされる方は、原則会費をお支払いいただきますので、ご了承ください」
といった内容を書いておけばいいです。
そうすれば、当日ドタキャンの場合に「ちゃんと書いてますよね？」と代金を回収しやすくなります。
本人が本当に行きたかったのに、インフルエンザにかかったり不幸事で参加できなかったような場合には、上司に相談するようにしましょう。
気がきく上司なら、その人に払わせずに出してくれることもあったりもしますよ。
決して幹事のあなたがかぶる必要はありません！
忘年会の会費の集金方法
会社の飲み会の会費って、何も考えずに現地で集金してしまいがちですが、お勧めなのは「前金制」です。
これは、事前に料金が決まっていることが前提になります。
人数が多くなることの多い会社の飲み会では、
「コース料理」
「飲み放題」
のように固定料金となるようにすると、お金の徴収とか支払いがとっても楽になるのでおすすめです。
そして、あらかじめ支払い金額が決まっていれば、前もって集金しておくことができますよね。
なので、忘年会の前日までに前もって参加者から料金を回収しておきます。
この場合、忘年会の案内の連絡にも
「事前に○○日頃に参加費を集金するのでよろしくお願いします」
ということを書いておくと、集金がスムーズにできますよ。
もちろん、キャンセル料が発生する前までにキャンセルの連絡があった場合は、集金したお金は返金することを忘れないようにしましょう。
このように、事前に集金しておくことで、ドタキャンの時に「参加してないのにお金を回収しないといけないわずらわしさ」がなくなります。
私の職場では、以前は「当日に現地で参加費を徴収」していました。
でも、私が幹事のときに「毎回必ず発生してきちゃうドタキャン対応」が面倒なので、会費を前金制にしました。
それからは、私以外の幹事のときでも毎回前もって集金するようになりました。
ドタキャンのときのお店への対応
当日のドタキャンが出てしまったときには、お店に人数変更の連絡が必要になります。
お店のことを考えると、すぐにキャンセルの電話をしてしまいがちですが、ちょっとだけ待ってください。
私が今まで幹事をしてきて良くあるのが次のようなことでした。
↓
お店の人に迷惑がかかってしまうと思って、急いでお店に人数変更の電話
↓
その30分後にＢさんから人数変更の連絡
さっき人数変更の電話をしたのに、またすぐに人数変更の電話をするのって、なんだか申し訳なくて超気まずかったです。
だからと言って連絡があまり遅くなってしまうと、それはそれでお店に迷惑が掛かるので良くないんですけど。
なので、例えば午後1時にキャンセルの連絡があったら、1時半や2時くらいまで待ってみて、ある程度まとめて人数変更の連絡をするのがおすすめですよ。
また、キャンセルのときに、コース料理なんかの場合だと、すでに料理が準備されてたりして「キャンセル料」が発生してしまうのも仕方ないです。
でも「飲み放題分」は必要ないので、お店にキャンセル料の交渉をしてみるといいですよ。
忘年会の幹事で1番の恐怖「当日のドタキャン」！どう対応すればいいの？
忘年会の日程や店も決まって、予約もなんとか取れて、参加者への連絡も完了！
「あとは当日、美味しく飲み食いして・・・」という時に、恐怖のドタキャンの連絡。
本当に怖いですよね。
お店への人数変更の連絡だけなら、ちょっと面倒くさいだけで済みます。
でも、当日のキャンセルには「キャンセル料」っていうお金が絡むこともあるんです。
忘年会の幹事の心得！不参加やキャンセルする人の傾向を知っておこう
そもそも「ドタキャン」を含む、忘年会とかの不参加やキャンセルをする人には、どんな傾向があるんでしょうか？
まずは敵を知ることで、傾向と対策が立てやすくなりますからね。
幹事を悩ませる、不参加やキャンセルをする人って大きく分けて、次の3つに分けることができます。
- 連絡スルータイプ
- 返事はちょっと待ってタイプ
- ドタキャンタイプ
不参加やキャンセルする人のタイプ①連絡スルータイプ
このタイプは、幹事からの日程調整確認や参加確認の連絡をしたときに、「見て見ぬふり」をしてスルーする人達です。
結局、返信期日になっても返事が来ないので、お人好しの幹事さんだとわざわざ直接確認しに行ったりして、手間をとらせてくれちゃいます。
私の場合このタイプの人に対しては、
- 日程調整確認の段階なら「この人は候補日は全てNG」
- 参加確認の段階なら「この人は不参加」
もちろん、あらかじめ、送るメールには「期日までに連絡のない方は…」と、その旨をちゃんと伝えておきます。
このタイプの特徴としては、ほとんどが
「あんまり行きたくないけど会社の忘年会だしなぁ。とりあえず気がつかなかったことにしておこう」
って感じでスルーしています。
たまに、仕事が忙しくて返信期日を忘れてたなんて人もいますが、そんな感じの人には催促のメールを出すとか、直接聞きに行くとか。
この辺は臨機応変に対応するようにしています。
不参加やキャンセルする人のタイプ②返事はちょっと待ってタイプ
このタイプは
「家に帰ってから予定を確認してみないとわからない」
「来月(来週)にならないと、予定がわからない」
と言って回答を先延ばしにしてくる人達です。
結局、ほとんどの場合が忘年会の前日や当日になって「やっぱり参加できそうにありません」と不参加を表明してきます。
なので正直、直前になってからの人数変更がとっても面倒です。
私の場合は、前日や当日に不参加とかにされても困るので、忘年会の4日前くらいに直接確認しています。
そして、そそのタイミングでまだわからないようなら「お店の予約の都合があるので」と言って、不参加にしてもらっています。
このタイプの傾向としては
- お店が決まってから行きたいお店だったら参加しよう
- 誰が行くかによって決めよう
不参加やキャンセルする人のタイプ③ドタキャンタイプ
さて、最後に登場してきたのが、恐怖のドタキャンタイプです。
このタイプは、
「体調不良」
「仕事の都合」
といった理由で当日になって、キャンセルの連絡をしてくる人達です。
当日の午前中ならまだしも、これらの理由の場合、開始時刻の直前になって連絡してくるなんてことも普通にあるのが恐ろしいところです。
幹事にとっては、このドタキャンは恐怖以外の何物でもありません。
このタイプの傾向は、やはり
「本当は行きたくないけど、忘年会はなかなか不参加にもできない。なら、当日理由を付けてキャンセルしちゃえばいっか」
っていった「軽い気持ち」でのドタキャンが圧倒的に多いです。
幹事的には「行きたくないなら、最初からそう言えや」って思いますよね。
でも、中には本当に体調が急変して行けなくなったり、仕事が終わらずに行けなくなったなんて人もいるので、注意が必要です。
幹事自身が体調不良でドタキャンしないといけないとき！何をどうすればいい？
「他の人がドタキャンをしたら、困るな。」と構えていても、最悪の場合、自分がドタキャンをしてしまう立場になるかもしれません。
今のような冬場の時期は、特に胃腸炎やインフルエンザが蔓延するので、よくありがちなパターンなのです。
もしも自分が体調不良でドタキャンをしなければいけない事態になった時には、以下のことをポイントにして、対処を他の人に頼みましょう。
自分が体調不良でドタキャン時のポイント①他の幹事に任せるもしくは代役を立てる
幹事を複数人立てていた場合には、他のメンバーに休む旨とお詫びをなるべく早くしましょう。
もしも幹事が自分だけだった場合には、頼れる友人など代役をお願いしましょう。
当日は、出欠の確認やお金の管理など、まとめる人が必要になります。
自分が体調不良でドタキャン時の②当日のキャンセル代はなるべく早く渡す
居酒屋などでは、当日キャンセル代を支払うケースがほとんどです。
立て替えて払ってもらうことをなるべく避けるためにも、直接お金を渡せるのであれば代役の幹事の方へ渡しましょう。
もしも、流行性の病気にかかってしまった場合には、次に会える時になるべく早く渡すことを伝えておくと、相手の方も安心すると思いますよ。
自分が体調不良でドタキャン時の③次に幹事をやる旨を伝える
ドタキャンをして、周りの方に迷惑をかけてしまっている立場なので、差し支えなければ次回幹事を引き受ける旨を伝えておくと、好印象でしょう。
しかし、幹事の順番が決まっていたり、何度も自分が引き受けている場合には他のサポートに周り恩を返しても悪くありません。
素直な気持ちで周りの方へお詫びと感謝を伝えるだけでも、あなたの素晴らしい人間性が伝わるはずです。
飲み会幹事の恐怖のドタキャンについてのまとめ
会社の忘年会の幹事って、年末の忙しい時期にいろいろと段取りをしなきゃいけなくて大変ですよね。
そんな中でもやっぱり一番厄介なのが当日のドタキャンです。
キャンセル料が発生したり、ドタキャンした人からの参加費の回収があったりと、お金の絡む問題がやっぱり一番面倒ですもんね。
とある統計では、ドタキャンした時に、参加費を払うかどうかのアンケート結果が以下のように出ています。
- 一部払う 約20％
- 払わない 約20％
- 全額払う 約60％
ただやっぱりお金が絡んできちゃうと、神経も使いますし、話がこじれると色々と面倒です。
面倒なことにならないように、最初っから
「そもそも、飲み会にドタキャンはあるもの」
と考えておいて、事前にしっかりと対策をしておけば、無用なトラブルを避けることができますからね。
ぜひ、忘年会などの会社の飲み会の幹事になったときには、お伝えしたことを参考にしてみてください。幹事さん、頑張ってくださいね。