始末書の宛先の書き方!宛名は「殿」「様」どちらが正しい?

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皆さんは、仕事などのミスや不始末で“始末書”を書いたことはありますか?

できれば1度も書かずにすむと一番なものですが、何かしらのトラブルやミスにより、書く機会がやってくるかもしれません。

そんな時、正しい始末書の書き方を知っておく必要がありますよね。

反省や謝罪の気持ちを表す大切な書面ですから、間違った書き方をするのは良くありませんよね。

そんな始末書ですが、始末書をかくときの一番最初に迷うのが、「宛名の”様”と”殿”」ではないでしょうか?

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始末書の宛名はどう書けば良い?

始末書を書くことになる事例には、色々なものがあります。

中でも一番多いのは、自分がやってしまったミスに対して、所属している会社の社長宛などで書く始末書です。

物の紛失や勤務時間内での交通事故・遅刻など色々な例が考えられます。

そんな場合の始末書の宛名ですが、

  • 社長様
  • 社長殿
どちらを使えば良いのかは、ご存じでしょうか?

基本的には、様でも殿でもどちらでも良いとされています。

しかし、目上の方に殿を使うのは失礼にあたるという場合もありますので、様を使っておいたほうが適切かもしれません。

気を付けたいのが、始末書は社内文書となります。

宛名には必ず相手の役職名が必要となります。

例えば、お相手が“社長”の場合、

  • 代表取締役社長 ○○様
  • 取締役社長 ○○様
のように、「役職名」と「名前のあとに様をつける」ようにしましょう。

「○○社長様」ではふざけてるかと思われますので、気を付けてくださいね。

始末書の宛名が連名になるときの書き方と名前を書く順番

始末書の種類や会社によっては、始末書の宛名が連名にあることがあります。

この宛名が連名の場合には、正しい書き方を知らないと恥をかいてしまうかもしれません。

宛名を連名にする場合、気を付けたいポイントが2つあります。

始末書の宛名書きのポイント①連名で記入するときの順番

1つ目のポイントは、「始末書の宛名を連盟で記入するときには、役職・年功序列で記入する」ということです。

特に始末書は、社長など会社の自分よりも役職の高い人間に向けて書くものです。

必ず宛名の方の役職や年齢を確認して、

  • まずは役職順
  • 役職が同じであれば年齢順
  • 役職も年齢も同じ場合は文責者を最後
になるように記入をしましょう。

始末書の宛名書きのポイント②文字のバランス

2つ目のポイントは、『書式のバランスを整える』ということです。

これは、パソコンで始末書を作成する際に、特に気を付けたいポイントになります。

連名の方の役職やそれぞれの方が属している企業・部署などが異なる場合は、文字数がバラバラになってしまいます。

なので、連名の書式が崩れやすくなってしまうのです。

もしも崩れているようであれば、行頭と行末の書式を整えるように心がけましょう。


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始末書の宛名が会社名になるのはどんな時?どのように書けばいいの?

始末書というのは、会社に対して提出する文書になります。

「じゃあ宛名は会社名でいいの?」と思いがちですが、一般的には社長名にするのが大半となります。

中には規模の大きな会社などで、支店長や工場長などの現場の責任者に対して提出することもありますが、社長名のほうが多いでしょう。

始末書の宛名が会社名となるのは、社長の名前の前に会社名が入りります。

たとえ社内で提出する文書であったとしても、必ず宛名の前に「○○株式会社」と会社名を書くことが必要ですので、忘れないようにしましょう。

始末書の正しい書き方

ここまでは、始末書の宛名について色々ご紹介しましたが、最後に基本的な始末書の書き方について見ていきましょう。

書き方の手順としては、

①自分の過失の事実を細かく明記する
②自分の責任をしっかりとみとめる
③謝罪の意を書く
④二度と同じ過失を繰り返さないように誓う

このような文章の流れとなります。

今回は「会社のものを紛失した」という例で見ていきましょう。


始末書

令和〇年〇月〇日
○○株式会社代表取締役社長○○様

○○部 ○○課 名前

私は、令和〇年〇月〇日〇時頃、JR○○駅付近で~~を紛失し、○○課をはじめ、多くの部署の方に多大なご迷惑をおかけいたしました。
上記行為は私の不注意によるものであり、深く反省し、心からお詫び申し上げます。
今後二度とこのような不始末を繰り返さぬよう、十分に注意しますことを固くお誓い申し上げます。

紛失物:○○○○

以上

このように、不始末を起こしてしまった事柄を、日時や場所などを簡潔に細かく書きましょう。

そして当たり前ですが、絶対にうそを書いてはいけません。

保身のあまり、

  • 遠回しに書いてしまったり
  • 他の誰かにトラブルの責任をすり替える
そのような書き方をすると、言い訳めいた文章になってしまい、誠実さが全く伝わらなくなってしまいます。

自分の未熟さを素直に認めて謝罪することで、かえって相手からの印象がアップすることもありますよ!

また、始末書の作成を言われたら、早く提出することを心掛けてください。

もしも解決までに時間がかかるようであれば、必ずこまめに上司に報告するようにしましょう。

それが開いてからの信頼を回復することにもつながりますよ。

始末書の宛名の書き方のまとめ

始末書の宛名の書き方について見てきましたが、いかがだったでしょうか?

始末書は、少なからず自分のミスや不始末のせいで会社に不利益になることを起こしてしまった時に書くものです。

責任は自分にあることをみとめ、誠意をもって謝罪の言葉を伝えれば、後々の社内での評価に関わる可能性もあります。

しっかりと始末書を作成して、お詫びの姿勢を伝えてくださいね。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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